Cara Menyusun Pertemuan yang Efektif |

[Ini adalah posting tamu oleh Helena Hauk dari 5 Gear Consulting. Helen mendekati kami untuk berbicara tentang mengatur pertemuan yang efektif dan saya tidak bisa menolak topik itu. - Kai]

Tidak ada yang suka pertemuan dan jika orang dapat menghindarinya, mereka akan melakukannya. Sayangnya pertemuan adalah bagian penting dan penting dalam melakukan bisnis, terutama ketika perusahaan Anda tumbuh dan komunikasi satu-satu menjadi lebih tersebar. Pertemuan tidak harus menyedot energi dari organisasi Anda (atau menghabiskan waktu Anda). Untuk menjaga pertemuan agar tidak berubah menjadi vampir organisasi:

1. Mulailah dengan agenda: Ketahui dengan tepat apa yang ingin Anda cover dan komunikasikan ke tim Anda sebelum menuju ke ruang konferensi.
2. Berkomunikasi sebelumnya: Beri tahu orang-orang sebelumnya bahwa anggota staf yang Anda harapkan ada di sana dan apa yang harus mereka bawa (misalnya laporan, statistik, atau informasi penting lainnya).
3. Bersikap penuh perhatian: Beri tahu tim Anda sebelum, selama, dan setelah bagaimana banyak Anda memahami nilai waktu mereka dan menghargai mereka mengorbankan itu untuk menghadiri pertemuan Anda. Ini akan menunjukkan bahwa Anda menghargai dan menghargai waktu mereka sama seperti Anda sendiri.

Ketika Anda berada di pertemuan, penting bahwa Anda tetap pada target dan mengikuti agenda yang Anda uraikan sebelumnya. Sebagian besar rapat lari keluar jalur jika Anda membiarkan mereka tidak melakukannya. Tetap memegang kendali setiap saat. Jika seseorang mengajukan pertanyaan yang tidak sesuai topik atau yang tidak terkait dengan grup, maka buatlah janji untuk berbicara dengan mereka sesudahnya. Dengan cara ini mereka masih merasa mendapatkan perhatian dan respons yang mereka cari tanpa mengurangi dari kelompok atau tugas yang ada.

Ketika Anda menutup rapat, pastikan bahwa setiap orang memahami langkah selanjutnya dengan jelas. Tetapkan semua tugas dan tenggat waktu sebelum Anda memutuskan pertemuan. Dengan cara ini pertemuan Anda benar-benar mengarah ke kemajuan, bukan hanya menyediakan gangguan untuk hari Anda.

Ingat, rapat harus menggerakkan bisnis Anda ke depan, tidak menghabiskan waktu Anda. Terserah Anda untuk membunuh waktu menghisap pertemuan mengamuk dan menjaga tim Anda di jalur. Lakukan dengan rencana matang, komunikasi yang kuat, dan mata strategis menuju masa depan.

“Produktivitas tidak pernah menjadi kecelakaan. Itu selalu hasil dari komitmen untuk keunggulan, perencanaan cerdas, dan upaya terfokus. “~ Paul J. Meyer