Mengapa Pendampingan Sangat Penting untuk Bisnis Anda: Bagian Dua |

Dalam Bagian Satu dari seri tiga bagian ini, kami menetapkan bahwa mentoring adalah proses berbagi kebijaksanaan, bimbingan, arah, dan teknik belajar dengan kelompok yang ditunjuk dan anggota tim individu. Berlawanan dengan kepercayaan populer, mentoring tidak ada hubungannya dengan mengantarkan greenhorn ke dalam cahaya penemuan yang mulia. Sebaliknya, mengembangkan pemimpin masa depan, meningkatkan retensi pemain utama, dan menyebarluaskan pengetahuan penting yang penting bagi pertumbuhan organisasi. Dipekerjakan dengan benar, itu adalah manfaat besar bagi orang yang dibimbing, mentor, dan organisasi secara keseluruhan.

Dalam Bagian Dua, kita akan melihat berbagai jenis pendampingan dan bagaimana mereka cocok dengan skema organisasi spesifik Anda. Lagi pula, apa gunanya sesi mimpi kelompok perusahaan (Pertanyaan Appreciative) atau manajemen junior / manajemen senior ketika hanya Anda, sekretaris dan seorang pengantar?

Kami mulai dengan membagi proses pendampingan sesuai dengan strukturnya. Misalnya, pendampingan informal melibatkan interaksi spontan, tanpa komunikasi, dan longgar antar individu, biasanya, seseorang mencari pengalaman dan pengetahuan orang lain. Pencari mungkin mendekati individu berpengetahuan, atau sebaliknya. Pengalihan informasi tidak diawasi, dan umumnya tergantung pada waktu dan ketersediaan kedua peserta.

Sebaliknya, pendalaman formal mengacu pada hubungan yang ditugaskan yang diawasi oleh organisasi dan dipandu oleh latihan yang disiapkan, dokumen dan perangkat lunak yang dirancang untuk meningkatkan pengembangan karyawan secara terencana dan terukur.

Pikirkan tentang tukang kayu tua yang menjadi anggota baru di bawah sayapnya. Dalam situasi informal, suka rela, si pekerja lama mungkin mendekati rekrutan baru karena dia melihat janji dalam prospek muda, atau menghargai kesediaannya untuk belajar. Atau, bisa jadi kebalikannya di mana calon pelanggan muda itu memilih orang tua yang berpengalaman, berharap bisa memanfaatkan kebijaksanaan dan pengalamannya. Either way, pertukaran itu spontan dan informal. Namun semua itu berubah ketika perusahaan menggunakan program mentoring dan secara resmi menugaskan calon pelanggan muda kepada pelatih khusus tersebut. Perusahaan memantau proses, mengharapkan akuntabilitas dari kedua belah pihak, dan mengukur keefektifan secara keseluruhan untuk referensi di masa mendatang.

Mentoring selanjutnya dapat dipecah menjadi tipe fungsional. Ini adalah yang paling umum:

1. Peer-to-peer mentoring berbasis skill … mentor dan rekan-rekan (pada levelnya) saling membantu belajar dan mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang tepat.
2. Mentoring Senior Executive … seorang eksekutif tingkat atas yang berpengalaman menjangkau organisasi untuk melatih seorang manajer menengah yang menjanjikan dalam berbagai macam teknik manajemen yang khusus dirancang untuk organisasi tertentu itu. Ini adalah cara yang paling efektif untuk menciptakan budaya mentoring dan mencegah "brain drain" yang akan terjadi ketika manajer senior pensiun.
3. Group mentoring … mentor tunggal atau tim mentor yang bekerja dengan kelompok lima individu dan di atas, dalam pengaturan formal dengan tujuan spesifik dalam pikiran. Tujuan itu bisa berupa pengurangan ketidakhadiran atau kecelakaan atau ketidakpuasan pelanggan. Pada awalnya, kelompok akan menunjuk parameter tertentu untuk interaksi seperti forum terbuka, atau pendekatan tanya dan jawab anonim. Jelas, mentoring kelompok lebih cocok untuk organisasi yang lebih besar dengan departemen dan / atau divisi yang menghadapi tantangan serupa.
4. Mentoring layanan pelanggan … dalam banyak hal, ini baru. Secara tradisional, konsultan luar, pembicara seminar atau ahli industri yang diakui dibawa untuk melakukan serangkaian sesi pelatihan yang dirancang untuk meningkatkan apresiasi organisasi untuk, dan responsif terhadap, pelanggan eksternal. Namun, sebagai organisasi terdepan, menghadapi persaingan di semua sisi, telah menjadi lebih sadar akan peran penting yang dimainkan oleh keterlibatan pelanggan dalam kelangsungan hidup dan keberhasilan akhir dari sebuah organisasi, banyak perusahaan telah mengembangkan tim penuh waktu yang bergerak dari departemen ke departemen yang mendidik. anggota tim pada peran penting yang mereka mainkan dalam meningkatkan hubungan pelanggan. Berikut adalah deskripsi pekerjaan khas untuk pemimpin tim layanan pelanggan dan mentor: Menyediakan kepemimpinan harian kepada staf layanan pelanggan untuk memenuhi harapan pelanggan. Memastikan pemrosesan pesanan pelanggan yang tepat waktu dan membantu menyelesaikan perselisihan pelanggan. Mengidentifikasi peningkatan sistem dan alur kerja untuk meningkatkan efisiensi tim. Mengembangkan dan melakukan sesi yang sedang berlangsung untuk meningkatkan respon perusahaan terhadap kebutuhan pelanggan baik internal maupun eksternal.
5. Teknologi mentoring … alat yang sedang berlangsung dan orientasi sistem untuk anggota tim yang harus berinteraksi dengan teknologi setiap hari. Bukan rahasia. Banyak Babyboomers lari dari teknologi baru. Antara tahun 2000 dan 2030, jumlah orang yang berusia 65 tahun atau lebih di Amerika Serikat akan berlipat ganda dari 35 juta menjadi 72 juta, atau 20 persen dari total penduduk. Beberapa dari orang-orang ini masih akan berada di tempat kerja. Tantangan bagi para manajer Generasi X adalah untuk menghilangkan hambatan teknologi yang mencegah para kontributor yang bijak dan berpengalaman ini memberikan semua.
6. Pendanaan Work-Life Balance … mekanisme dukungan yang dirancang untuk membantu anggota tim mencapai rasa harmonis dan keseimbangan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi mereka. Proses pendampingan ini membahas kondisi spesifik, hambatan, dan aktivitas yang terkait dengan stres dalam kehidupan pribadi dan hubungan pribadi anggota tim yang menghambat produktivitas dan kebahagiaan secara keseluruhan. Sesi mentoring sering berurusan dengan diskusi non-bisnis terkait, diskusi tombol seperti hubungan, manajemen stres, kekecewaan karir, spiritualitas, pernikahan, anak-anak dan pertumbuhan pribadi … yang membawa kita ke salah satu aspek terpenting dari mentoring: "Kepada siapa pun dapat tanggung jawab penting ini dipercayakan? ”

Dalam diskusi kami sebelumnya, kami menetapkan tiga komponen untuk mentoring yang berhasil:

• Kontributor berpengetahuan
• Keinginan untuk berkontribusi
• Metode atau media yang dapat digunakan untuk kontribusi dan pembagian

Sekarang, mari tambahkan yang keempat: Kesesuaian .

Terlepas dari tingkat pengetahuan mereka, tidak semua orang bisa menjadi mentor yang efektif. Dalam organisasi Anda, Anda harus mencari orang dengan empati terlebih dahulu, keterampilan komunikasi yang baik, kedua, dan akhirnya, pengetahuan tentang tugas yang ada. Ini semua dimulai dengan asumsi bahwa mereka memiliki keinginan untuk berbagi. Pada tahun-tahun awal saya, saya bertemu dengan seorang pekerja yang sangat terampil yang tidak ingin berbagi pengetahuannya karena dia takut digantikan oleh rekrutan yang lebih muda. Jawabannya selalu pendek dan ambigu. Dia benar-benar kehilangan hari-hari ketika perusahaan menyiapkan sesi pelatihan formal. Dia, bagaimanapun, terlalu berharga untuk api (untuk perlawanannya) karena dia tahu peralatan ladang minyak lebih baik daripada orang lain.

Namun, manajer tingkat bawah lain yang diinginkan untuk dilatih karena itu memberinya kesempatan untuk memanggil orang-orang bodoh. Dia mengembangkan interaksi apa pun yang membuatnya terlihat berpengetahuan dan penting. Dalam beberapa kasus dia menyesatkan dan menyabot input orang lain, berharap untuk meningkatkan statusnya sendiri. Dia sangat merendahkan wanita, dan tanpa hukum pelecehan seksual di tempat, menggunakan otoritasnya untuk keuntungan pribadi.

Inilah intinya. Anda perlu mentoring di organisasi Anda. Tetapi para mentor yang buruk mudah didapat. Pikirkan dua kali sebelum Anda meminta seseorang untuk menjadi mentor hanya karena mereka memiliki pengetahuan luas tentang keterampilan yang ada. Anda mungkin mengatur diri untuk gugatan. Paling tidak, Anda akan merusak kekompakan organisasi Anda dan kehilangan pekerja produktif di kompetisi. Pilihlah mentor yang cocok, artinya, mereka memiliki empati untuk rekan kerja mereka, keterampilan komunikasi yang baik, pengetahuan tentang pekerjaan, dan keinginan tulus untuk berbagi.

Lain kali kita akan menggabungkan semuanya dan memperkenalkan Anda pada beberapa praktik terbaik industri dalam pendampingan. Sampai saat itu, mulailah menyusun daftar singkat anggota tim yang cocok untuk tugas tersebut. Ingat, ini adalah investasi di masa depan. Hal ini pada akhirnya akan membantu organisasi Anda berkembang.

Tentang penulis: Leander Jackie Grogan adalah konsultan bisnis dua puluh tahun dan penulis What Wrong With Your Small Business Team [Executive Hardback]. Lebih "