5 Cara Membuat Penjadwalan Karyawan Mudah |

Penjadwalan karyawan merupakan perhatian penting bagi setiap manajer bisnis. Manajer dapat merasakan tekanan memuncak ketika ada kurangnya proses penjadwalan yang efektif. Demikian pula, itu menyakiti semangat karyawan ketika mereka tidak memiliki jadwal yang melayani keterampilan dan kebutuhan mereka. Untuk membuat keadaan menjadi lebih buruk, seringkali orang yang bertanggung jawab atas penjadwalan staf berurusan dengan tumpukan jadwal waktu, jadwal, kalender ketersediaan, dan permintaan karyawan yang harus dikelola secara manual atau pada spreadsheet besar. Beberapa penjadwal mendedikasikan seluruh hari atau bahkan berminggu-minggu untuk mengembangkan, menerbitkan, dan mengedit jadwal karyawan!

Ada puluhan masalah terkait jadwal yang memerlukan perhatian manajer dan staf. Jadwal yang dikelola dengan baik membuat organisasi bergerak dan menyelesaikan banyak situasi rumit. Mari kita lihat lima cara untuk mempermudah proses.

1. Kenali tim Anda

Langkah pertama untuk penjadwalan karyawan yang efektif adalah membuat daftar staf yang saat ini bekerja untuk bisnis atau departemen Anda. Bersama dengan nama dan peran mereka, Anda juga harus menjaga agar informasi kontak tetap berguna, serta keterampilan dan sertifikasi yang relevan. Informasi tambahan dapat termasuk apakah mereka paruh waktu atau penuh waktu, serta setiap pembatasan lembur.

2. Buat proses untuk ketersediaan staf

Beri karyawan kesempatan untuk mengkomunikasikan jam kerja pilihan mereka. Memberi staf opsi untuk menyuarakan preferensi mereka menawarkan kepada para manajer cara untuk mempromosikan lingkungan kolaboratif. Selain itu, mengetahui preferensi karyawan dapat memungkinkan Anda menempatkan staf dalam shift kerja yang tersedia yang sesuai bagi kedua belah pihak. Ketersediaan dapat disimpan dalam format kalender atau sebagai formulir. Karyawan harus dapat memilih lebih dari satu shift yang diinginkan. Mereka juga harus menyadari bahwa mereka kadang-kadang harus bekerja dengan orang lain bergeser untuk mencakup semua jam kerja yang terbuka.

3. Buat jadwal mudah diakses

Setelah Anda membuat jadwal, pastikan bahwa anggota staf dapat melihat dan mengaksesnya dengan mudah. Sering kali, anggota staf dapat lupa untuk melihat jadwal jika tidak di tempat yang mudah terlihat. Selain itu, mudah bagi anggota staf untuk kehilangan atau salah cetak salinan dari jadwal masing-masing. Jika staf tidak memiliki akses mudah ke jadwal, mereka akan sering muncul terlambat untuk bekerja (jika mereka muncul sama sekali).

4. Rencanakan yang terburuk

Ketika Anda mendesain jadwal kerja, ingatlah faktor darurat. Jadwal yang dirancang dengan baik termasuk rencana B, jadi manajer tidak perlu panik jika ada karyawan yang tidak muncul atau harus pergi untuk keadaan darurat. Memiliki bagan ketersediaan yang terorganisir dengan baik akan membantu di sini juga. Manajer juga harus memiliki aturan yang jelas tentang perdagangan shift dan absen.

5. Jadwalkan orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut

Gunakan daftar staf Anda untuk memastikan bahwa Anda menjadwalkan karyawan sesuai dengan bakat dan keterampilan mereka. Kadang-kadang, terutama di lingkungan yang kekurangan staf, manajer dipaksa untuk mengisi shift bahkan dengan staf yang tidak sesuai dengan pekerjaan. Ini mungkin menyelesaikan pekerjaan; namun, bisnis Anda akan sangat diuntungkan dari proses yang disempurnakan dan baru saja selesai. Terus-menerus menjadwalkan anggota staf dalam posisi yang tidak sesuai dengan preferensi atau kemampuan mereka juga dapat memiliki efek negatif pada semangat kerja karyawan.

Untuk membuat penjadwalan karyawan mudah, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengganti proses manajemen manual dengan solusi perangkat lunak. Perangkat lunak penjadwalan yang efektif akan menawarkan manajemen konflik untuk menghasilkan jadwal bebas kesalahan dan memberikan fleksibilitas untuk menangani kebutuhan khusus Anda. Namun Anda melakukan penjadwalan Anda, mencakup semua pergeseran Anda dengan orang yang tepat sambil membuat proses lebih efisien dan kurang stres harus menjadi tujuan akhir Anda.

Gambar kalender milik Shutterstock