6 Alat untuk Membantu Anda Mengelola Tim Terpencil |
Peralatan Pembangunan yang Akan Mempermudah Pekerjaan Kalian
Daftar Isi:
Sekitar 67 persen perusahaan mengizinkan beberapa karyawan untuk bekerja dari rumah sesekali, dan 38 persen memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh secara teratur. Manfaat dari situasi kerja jarak jauh cukup jelas bagi karyawan, tetapi ada juga beberapa manfaat luar biasa bagi majikan mereka juga.
Penelitian menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh seringkali lebih produktif dan lebih puas dengan pekerjaan mereka. Perusahaan juga menghemat biaya overhead untuk peralatan kantor, ruang, dan komputer ketika mereka mempekerjakan pekerja jarak jauh yang menggunakan kantor rumah mereka untuk menyelesaikan tugas sehari-hari mereka.
Tetapi ketika karyawan Anda bekerja dari jarak jauh, bagaimana Anda dapat mengawasi pekerjaan mereka dengan sebaik-baiknya, mengelola proyek, dan bertukar pikiran bersama? Untungnya, teknologi membuat ini mudah dan Anda dapat mulai dengan enam alat online ini.
1. Alat Kecepatan Internet
Menurut sebuah laporan oleh Washington Post, kecepatan internet dapat dikaitkan dengan produktivitas. Penelitian yang dijelaskan dalam laporan menunjukkan bahwa negara-negara dengan kecepatan internet rata-rata yang tinggi juga memiliki PDB per kapita yang lebih tinggi sementara negara-negara dengan kecepatan internet rata-rata rendah menunjukkan PDB per kapita yang lebih rendah.
Karyawan Anda memerlukan internet berkecepatan tinggi yang dapat diandalkan untuk menjadi produktif bekerja dari rumah. Jumlah kecepatan internet yang dibutuhkan setiap karyawan tergantung pada tugas harian mereka. Minta karyawan Anda menggunakan Alat Kecepatan Internet untuk memastikan mereka memiliki kecepatan internet yang cukup tinggi untuk berbagi file besar, menggunakan program online, dan menyelenggarakan konferensi video. Ini adalah alat gratis yang mudah digunakan dan membantu Anda mengukur kebutuhan internet tim Anda.
Alat ini akan membawa karyawan Anda melalui serangkaian pertanyaan yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan internet mereka. Di akhir urutan pertanyaan, karyawan Anda akan mendapatkan nomor untuk kecepatan internet yang direkomendasikan. Mereka kemudian dapat membawa nomor ini ke penyedia internet masing-masing untuk memastikan mereka memiliki kecepatan internet yang cukup untuk menangani penggunaan internet pribadi dan profesional mereka dan menghindari jeda waktu.
2. Google Drive
Penelitian telah mengungkapkan bahwa dibutuhkan rata-rata pekerja delapan pencarian untuk menemukan dokumen dan informasi yang benar yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Proses ini menjadi semakin membuat frustasi bagi pekerja jarak jauh yang tidak dapat menyelesaikan masalah dengan cepat dengan datang ke meja Anda untuk mengidentifikasi di mana dokumen dapat ditemukan. Inilah sebabnya mengapa mengirim beberapa versi dokumen ke beberapa anggota tim adalah bencana yang menunggu untuk terjadi.
Google Drive mempermudah pembuatan file dan berkolaborasi secara real-time. Anda dan anggota tim Anda dapat saling melihat pengeditan, menambahkan komentar, dan mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan. Ketika seorang karyawan menyimpan file di Drive mereka, mereka dapat mengaksesnya di perangkat apa pun.
Google Drive gratis digunakan untuk siapa saja dengan akun Gmail, dan tidak ada batasan untuk jumlah kolaborator.
Lihat Juga: Bagaimana Menyewa Karyawan Pertama Anda3. Trello
Penelitian menunjukkan bahwa untuk setiap $ 1 miliar yang diinvestasikan, $ 122 juta terbuang karena kinerja proyek yang kurang baik. Inilah sebabnya mengapa manajemen proyek yang efektif sangat penting untuk setiap tim yang ingin mengoptimalkan efisiensi dan profitabilitas.
Manajemen proyek diperlukan untuk tim mana pun, tetapi sangat berguna ketika tim Anda bekerja dari jarak jauh. Trello adalah sistem manajemen proyek yang efisien yang membuat kolaborasi lebih mudah. Dengan menggunakan papan Trello, Anda dapat membuat langkah-langkah, menetapkan tugas kepada anggota tim, dan memetakan kemajuan tim Anda.
Tidak ada batasan anggota, dan aplikasi ini gratis-jadi Anda dapat menggunakannya di komputer, ponsel cerdas, atau tablet. Jika Anda ingin berintegrasi dengan Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox, dan alat lainnya, opsi Kelas Bisnis tersedia dengan biaya bulanan $ 9,99 per pengguna.
4. HipChat
Ketika karyawan Anda bekerja dari jarak jauh, Anda kehilangan manfaat dari waktu dan interaksi langsung. HipChat, aplikasi pesan instan untuk bisnis, memungkinkan Anda dan anggota tim Anda melakukan obrolan video atau teks, mentransfer file, berbagi layar, dan banyak lagi. Ketika seluruh tim Anda menggunakan HipChat, itu akan terasa seperti semua orang bekerja bersama di kantor yang sama.
Versi dasar gratis untuk pengguna tanpa batas, dan jika Anda ingin video chatting, berbagi layar, dan kemampuan canggih lainnya, HipChat Plus tersedia dengan biaya bulanan $ 2,00 per pengguna.
Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan satu-satu antara karyawan dan manajer menggunakan aplikasi ini, yang akan penting bagi Anda untuk melakukan setidaknya sebulan sekali untuk menyentuh basis dengan masing-masing dari Anda anggota tim jarak jauh. Jika Anda tidak cukup yakin seperti apa pertemuan satu lawan satu yang sukses, Tiny Pulse menawarkan panduan yang sangat baik untuk apa yang harus dibahas selama pertemuan individu bulanan dengan karyawan Anda.
Lihat Juga: Apa yang Mendefinisikan Perusahaan Anda Budaya?5. Tepat waktu
Studi kasus pada organisasi yang telah menerapkan pelacakan waktu telah menunjukkan bahwa menggunakan metode pelacakan waktu untuk mengawasi bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka tidak hanya bermanfaat bagi manajer untuk memahami seperti apa hari rata-rata bagi karyawan mereka, tetapi itu juga dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas karyawan.
Sulit untuk melacak jam pekerja jarak jauh dan memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Dengan berjalan tepat waktu di latar belakang komputer anggota tim Anda, Anda dapat mempertahankan log digital dari semua proyek. Anda dapat menetapkan sasaran penyelesaian, membandingkan waktu direkam dengan perkiraan, dan mengatur proyek berdasarkan prioritas mereka.
Jika Anda ingin mengelola semua anggota tim Anda di akun yang sama, paket Profesional tersedia dengan biaya bulanan $ 14,00 per pengguna.
6. RealtimeBoard
Laporan menunjukkan bahwa karyawan yang sangat terlibat dalam organisasi tempat mereka bekerja jauh 87 persen lebih kecil kemungkinannya untuk pergi daripada karyawan yang merasa terlepas dari perusahaan mereka.
Meskipun agak sulit untuk memastikan karyawan luar kantor Anda terlibat, menemukan cara untuk membantu mereka merasa menjadi bagian dari perusahaan Anda akan menjadi langkah penting dalam mencegah tingkat perputaran yang tinggi di antara tim jarak jauh Anda.
Bekerja dari jarak jauh mungkin tidak terlalu membuat stres daripada pergi ke kantor, tetapi Anda kehilangan percakapan yang lebih dingin. dan sesi brainstorming papan tulis. Berfungsi sebagai papan tulis virtual, RealtimeBoard adalah aplikasi kolaborasi visual yang memberikan versi digital dari peluang ikatan tim ini. Dalam waktu nyata, Anda dapat membuat diagram, penelitian, curah pendapat, menambahkan catatan tempel, dan banyak lagi. Aplikasi ini gratis untuk hingga tiga anggota, dan rencana mulai dari $ 40,00 per bulan untuk lima anggota.
Mengelola tim jarak jauh dapat menjadi tantangan, tetapi berinvestasi dalam teknologi dapat mempermudah kolaborasi, berkomunikasi, dan melacak produktivitas. Menambahkan beberapa alat ini akan membantu menyederhanakan operasi bisnis Anda, dan mengubah tim jarak jauh menjadi tenaga kerja yang lebih kolaboratif dan produktif.
