Menulis Siaran Pers yang Efektif |

Kami senang menyambut Mark Macias, penulis "Beat the Press: Panduan Anda untuk Mengelola Media " sebagai poster tamu hari ini. Mark Macias adalah jurnalis televisi yang tinggal dan bekerja di New York City.

Anda tidak akan pernah menjadi orang pertama yang memanggil reporter atau produser dengan ide cerita. Setiap hari, pemirsa dan pembaca membombardir media dengan tulisan yang buruk email dan pesan suara berlarut panjang yang meminta liputan untuk acara yang biasanya bukan berita layak. Sedihnya, ini mencairkan kredibilitas bagi semua orang yang mencoba melontarkan gagasan berita yang sah. Orang-orang sering mengeluh media tidak responsif terhadap panggilan dan email mereka, tetapi ada alasan untuk diskursus ini.

Bukan berarti bahwa wartawan dan produser tidak ingin mendengarkan publik; tidak mungkin melakukan panggilan dari setiap orang, terutama ketika seorang penelepon yang suka bertele-tele dapat dengan cepat menghabiskan waktu 20 menit. Lebih buruk lagi, lebih mudah bagi reporter untuk menekan hapus di email atau pesan suara Anda daripada meninjau seluruh pesan Anda. Sayangnya, Anda tidak pernah dapat membentuk atau memengaruhi liputan media tanpa melupakan rintangan awal dalam melakukan kontak.

Setiap jurnalis terus mengukur nilai sebuah cerita selama interaksi pertama itu dengan Anda atau bisnis Anda. Sebagian besar jurnalis yang berpengalaman percaya bahwa mereka dapat mengetahui dalam beberapa detik setelah mendengarkan nada apakah itu cerita atau bukan, dan biasanya itu benar. Rentang perhatian mereka terbatas di telepon, itulah sebabnya Anda harus ringkas, komprehensif dan koheren dengan setiap nada. Cara tercepat untuk kehilangan kredibilitas dengan reporter atau produser adalah mengoceh selama beberapa menit sebelum menjelaskan apa cerita Anda.

Tidak ada aturan tertulis untuk pertemuan pertama dengan reporter atau produser, tetapi sama seperti kehidupan, ada adalah aturan tidak tertulis untuk memahami kekacauan acak. Ada beberapa cara untuk menavigasi labirin media ini sehingga email dan panggilan telepon Anda tidak hilang dalam shuffle. Ada juga jam dan hari yang lebih baik untuk melenggang wartawan ketika waktu mereka kurang mendesak dan perhatian mereka lebih terfokus. Tetapi bahkan sebelum Anda melakukan kontak awal, Anda harus terlebih dahulu belajar bagaimana mengidentifikasi, melempar, dan mengkomunikasikan berita dengan ide yang layak secara efektif.

Wartawan koran dan televisi tidak boleh didekati dengan cara yang sama ketika menulis email press release. Kedua media menghadapi kendala waktu yang berbeda dengan cerita mereka, dan itu akan menentukan seberapa panjang atau pendek Anda harus membuat nada Anda.

Mari kita mulai dengan televisi di mana putih selalu bagus. Semakin banyak ruang putih pada rilis berita email semakin baik. Tidak ada yang mau membuka email dan melihat delapan, paragraf panjang, satu spasi. Panggung awal Anda seharusnya tidak lebih dari empat paragraf. Ini adalah stereotip tetapi televisi bergerak sangat cepat sehingga tidak ada asisten meja, reporter, produser atau manajer berita yang akan meluangkan waktu untuk membaca rilis yang menyerupai novel. Mereka mungkin berhasil sampai ke paragraf kedua atau ketiga, tetapi mereka tidak akan membaca tiga halaman kalimat spasi tunggal.

Berikut ini adalah rumus yang tampaknya bekerja dengan rekan-rekan saya dan saya. Cobalah untuk memikirkan judul yang menarik untuk diletakkan di bagian atas rilis, kemudian tindak lanjut pitch Anda dengan satu paragraf yang menjelaskan ceritanya. Paragraf kedua harus memberi tahu reporter mengapa pemirsa tertarik dengan ide Anda. Ini mungkin tampak seperti tugas yang menantang bagi humas pemula, tetapi dengan menerapkan lima W, Anda akan dapat mempersempit fokus cerita. Paragraf ketiga harus ditujukan untuk menjelaskan apa yang Anda bawa ke meja atau mengapa Anda adalah orang yang menceritakan kisah ini. Jika Anda memiliki lebih banyak statistik, artikel atau penelitian untuk reporter, beri tahu dia di email Anda dapat memberikannya sesuai permintaan.

Mengapa tidak memberikan semua riset kepada wartawan sekaligus atau mengirimkannya sebagai lampiran? Ini dapat mengintimidasi wartawan mana pun untuk membuka email dan melihat beberapa lampiran karena dia tidak akan tahu yang mana yang akan dibuka. Ketika waktu adalah esensi, tidak ada yang mau membuang waktu untuk membuka keterikatan yang tidak berguna. Namun, jika seorang reporter meminta permintaan khusus, Anda akan tahu lampiran mana yang harus dikirim.

Banyak penerbit membuat kesalahan dengan mencoba menjejali semuanya menjadi satu siaran pers. Tujuan dari rilis ini adalah untuk membuat reporter atau produser tertarik dengan ceritanya. Anda hanya mencoba untuk membuat mereka sadar akan ide tersebut, dan menarik perhatian mereka. Jangan khawatir jika rilis tidak menjawab semua pertanyaan. Jika ini adalah cerita yang bagus, reporter akan memberi Anda kesempatan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu nanti.

Pendekatan Anda harus berubah ketika mempresentasikan surat kabar tetapi Anda masih harus mulai dengan prinsip yang sama yang dikutip untuk menayangkan televisi: mulailah dengan judul yang menarik, terapkan lima W untuk mempersempit fokus cerita, dan jelaskan mengapa Anda adalah orang yang menceritakan kisah itu. Rilis email Anda harus lebih mendalam, tergantung pada topik dan outlet berita yang Anda luncurkan, tetapi seharusnya tidak melebihi satu halaman. Anda dapat menambahkan kredibilitas ke ide Anda dengan melampirkan jurnal terbaru atau studi yang mendukung ide Anda, bersama dengan paragraf yang menjelaskan pengetahuan apa yang akan diberikan oleh lampiran.

Jika Anda tidak mendapatkan respons dari promosi Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali seluruh pendekatan Anda. Mungkin ide cerita Anda tidak terfokus atau Anda melempar ke wartawan yang salah. Mungkin Anda belum mengidentifikasi dengan benar mengapa cerita Anda layak diberitakan. Luangkan waktu untuk mengevaluasi kembali siaran pers Anda untuk melihat apakah Anda mengkomunikasikan esensi dari cerita Anda. Ingat, PR tidak beriklan, tetapi ada rumah untuk setiap cerita. Ini hanya masalah menemukan ceruk yang tepat dan menyesuaikan lapangan langsung untuk ceruk itu.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang Mark dan mendapatkan lebih banyak saran hebat dengan mengunjungi: www.BeatthePressBook.com