Nasihat dari Satu Badan Pengumpulan B2B tentang Cara Mendapatkan Pembayaran |

Anda telah mengembangkan rencana bisnis yang hebat dan Anda memiliki pelanggan baru yang potensial. Masalahnya adalah, mereka ingin membayar setelah Anda telah mengirimkan produk atau layanan Anda.

Ini membuat Anda tidak nyaman karena hal terburuk yang bisa terjadi adalah Anda tidak dibayar. Namun, Anda baru dalam permainan dan Anda ingin membuat semuanya tetap fleksibel. Apa yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya hal ini?

Kenali pelanggan Anda

Setiap minggu di Kaplan Group kami akan meminta klien untuk mengumpulkan dari pelanggan bisnis, tetapi dokumentasi tidak secara pasti menunjukkan siapa pelanggannya.

Misalnya:

• Mungkin tidak ada pesanan pembelian.
• Pelanggan mungkin memiliki beberapa entitas berbeda, dan dokumen tidak menjelaskan entitas mana yang bertanggung jawab.
• Bisnis mungkin telah dijual tanpa sepengetahuan vendor dan pesanan berasal dari entitas baru yang tidak dikenal.
• Pelanggan menggunakan nama dagang atau DBA dan bukan nama badan hukum.
• Dokumen menggambarkan nama entitas sebagai perusahaan atau LLC tetapi entitas tersebut sebenarnya tidak terdaftar.

Salah satu masalah ini dapat menyebabkan Anda tidak dibayar. Jadi, pada tingkat yang paling dasar, pastikan untuk mendapatkan nama resmi pelanggan, alamat fisik mereka, dan untuk memverifikasi informasi kontak (telepon, ponsel, email). Pastikan nama resmi ada di setiap pesanan atau kontrak.

Lihat Juga: Bagaimana Persona Pelanggan Dapat Meningkatkan Bisnis Anda

Selidiki pelanggan Anda

Bank tidak meminjamkan uang tanpa menyelidiki kredit pelanggan. Vendor perlu melakukan hal yang sama. Biasanya vendor mengumpulkan informasi ini pada aplikasi kredit. Jika Anda tidak memilikinya, Buku Pegangan Aplikasi Kredit e-book gratis memiliki 19 sampel dan penjelasan mendetail tentang segala sesuatu yang perlu dipertimbangkan.

Setelah Anda memiliki informasi, Anda perlu memverifikasi dan memeriksa kredit mereka. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan:

• Periksa nama entitas secara online secara gratis dengan Menteri Luar Negeri.
• Hubungi referensi perdagangan dan bank.
• Jalankan laporan kredit bisnis.

Lihat Juga: 8 Tip Cepat tentang Cara Mendirikan Kredit Usaha dan Mendapat Pembiayaan

Baru-baru ini kami memiliki klien yang melakukan pekerjaan konsultasi senilai $ 30.000 tanpa melakukan semua ini. Dalam waktu kurang dari tiga menit dan kurang dari satu dolar, kami mengetahui bahwa pelanggan mereka memiliki lebih dari $ 500.000 dalam bentuk pajak, memiliki selusin entitas yang berbeda dengan hampir $ 1 juta dalam penilaian, dan tidak ada harapan untuk mendapatkan bayaran.

Menetapkan persyaratan termasuk perlindungan

Sangat penting bahwa pelanggan Anda setuju dengan persyaratan pembayaran Anda, termasuk apa yang terjadi jika mereka tidak membayar tepat waktu. Ini dapat dimasukkan ke dalam aplikasi, kontrak, atau formulir pemesanan kredit Anda. Harus jelas menyatakan kapan pembayaran jatuh tempo dan tingkat bunga yang timbul jika mereka terlambat. Buat mereka bertanggung jawab untuk biaya pengumpulan dan biaya pengacara jika terjadi untuk mengumpulkan.

Jika pelanggan akan memiliki beberapa faktur atau kontrak dengan pembayaran bulanan, klausa percepatan yang mengatakan semua jumlah jatuh tempo jika satu pembayaran terlambat menguntungkan. Anda juga mungkin ingin menunjukkan di mana litigasi akan terjadi jika ini menjadi perlu. Mintalah jaminan pribadi jika bisnis tidak memiliki riwayat kredit yang baik.

Ini semua adalah persyaratan standar yang mungkin disetujui oleh pelanggan Anda selama itu ada dalam dokumentasi awal Anda. Tapi begitu mereka terlambat membayar, sudah terlambat untuk mendapatkan perlindungan ini dan leverage pengumpulan yang menyertai mereka.

Faktur segera, akurat, dan menindaklanjuti tepat pada jadwal

Anda tidak dapat dibayar jika Anda tidak mengirim faktur. Jika faktur dikirim terlambat, ada kesalahan atau tidak jelas, itu memberi pelanggan Anda alasan untuk menunda pembayaran. Hubungi pelanggan Anda sebelum faktur adalah karena memastikan mereka menerimanya dan tidak ada pertanyaan atau kekhawatiran.

Jika mereka tidak membayar tepat waktu, tindak lanjut pada hari pertama faktur jatuh tempo. Jika pelanggan Anda belajar Anda akan membiarkan mereka membayar terlambat, mereka akan .

Miliki prosedur untuk menindaklanjuti secara berkala pada setiap faktur tunggakan. Misalnya:

• Email 15 hari sebelum tanggal jatuh tempo untuk memastikan pelanggan Anda memiliki faktur dan tidak ada kekhawatiran.
  • Jika tidak ada tanggapan, kirim email lagi dalam empat hari kerja
  • Jika masih tidak ada respons, hubungi mereka
• Panggil hari setelah faktur adalah karena menanyakan tentang status pembayaran
  • Jika mereka mengatakan pembayaran telah dikirimkan, mintalah nomor cek, jika pembayarannya penuh, dan tanggal pengirimannya
  • Jika Anda jangan menjangkau orang yang ditindaklanjuti, tindak lanjuti setiap dua atau tiga hari sampai Anda mendapat tanggapan melalui telepon atau email
• Jika terlambat 15 hari dan tidak ada keterlibatan, kirimkan surat yang sudah lewat dan kirimkan salinan melalui email
• Jika 30 hari lewat jatuh tempo, hubungi dan kirim email ke pengelola hutang piutang atau eksekutif keuangan dengan tindak lanjut mingguan
• Pada 60 hari yang lalu, hubungi dan hubungi pemilik bisnis email. Jelaskan bahwa Anda harus meningkatkan jika mereka tidak membayar.
• Pada 75 hari lewat jatuh tempo, kirim pemberitahuan terakhir melalui surat dan email dengan permintaan 10 hari
  • Hubungi pemilik dan eksekutif keuangan beberapa hari kemudian untuk pastikan mereka mendapat pemberitahuan
• Serahkan ke agen penagihan yang berspesialisasi dalam klaim B2B ketika 90 hari lewat karena

Ini mungkin tampak seperti banyak pekerjaan. Tapi, itu tidak ada apa-apanya dibandingkan dengan rasa sakit dan kerugian finansial karena tidak dibayar atau selalu dibayar terlambat.

Arus kas sangat penting untuk semua perusahaan dan jika Anda tidak berada di atas piutang Anda, segala sesuatunya dapat memburuk dengan cepat. Anda selalu dapat memiliki pengecualian untuk panduan ini. Kuncinya adalah memiliki satu set prosedur yang Anda ikuti secara konsisten dan pengecualian hanya diberikan bila diperlukan.

Jangan takut untuk meminta uang yang menjadi hak Anda dan menangguhkan penyediaan layanan atau produk sampai semua faktur jatuh tempo terutang adalah berbayar.

Lihat Juga: Templat Faktur Gratis Yang Dapat Anda Gunakan Saat Ini

Ambil tindakan cepat jika statistik

Statistik yang dikumpulkan selama bertahun-tahun oleh Law Hukum Komersial Amerika menunjukkan bahwa peluang untuk mengumpulkan penolakan faktur lebih banyak dari satu persen per minggu setelah jatuh tempo.

Pada saat faktur 90 hari tunggakan, sudah ada 26 persen kemungkinan tidak akan pernah dibayar. Pada saat itu tujuh bulan yang lalu, ada kurang dari 50 persen kesempatan untuk mengumpulkan.

Sebagian besar agen penagihan bekerja atas dasar kontingensi - Anda hanya membayar jika mereka mengumpulkannya.

Ketika sebuah akun membutuhkan perhatian khusus, semakin cepat Anda menyerahkannya ke agen penagihan komersial terkemuka, semakin besar peluang Anda untuk mendapatkan sesuatu, bukan apa-apa.