Cara Menulis Deskripsi Pekerjaan Pertama Anda |

Artikel ini adalah bagian dari "Panduan Memulai Bisnis" kami - daftar artikel kami yang dikurasi yang akan membuat Anda siap dan berjalan dalam waktu singkat!

Apakah Anda Mempekerjakan sahabat Anda, atau seseorang yang belum pernah Anda temui sebelumnya, penting untuk memastikan Anda telah menulis deskripsi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan bagus bukan hanya daftar untuk -Apakah, tapi lebih sebagai panduan, sesuatu yang akan menguntungkan Anda dan karyawan.

Deskripsi pekerjaan terbaik menguntungkan baik majikan maupun karyawan.

Jika Anda meluangkan waktu untuk memikirkannya dan menulisnya dengan baik, karyawan Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, dan karenanya akan dapat melakukan pekerjaan sebaik mungkin. Dan Anda akan dapat mengukur kinerja mereka dan meminta mereka bertanggung jawab atas pekerjaan yang diselesaikan.

Jika Anda belum berada di tahap perekrutan, luangkan waktu sekarang untuk mulai berpikir tentang tipe orang yang mungkin ingin Anda sewa di masa depan. Nilai karyawan baru Anda akan berdampak besar pada perusahaan Anda, terutama jika Anda kecil.

Lihat Juga: 5 Manfaat Mengaitkan Deskripsi Pekerjaan dengan Ulasan Kinerja

Ini semua tentang kesan pertama

Ada manfaat lain untuk menghabiskan banyak waktu menulis deskripsi pekerjaan: Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk menarik kandidat yang tepat untuk diterapkan.

Pertimbangkan: Jika Anda mengharuskan karyawan Anda memiliki gelar master, Anda mungkin akan memotong seluruh kumpulan bakat. Jika itu adalah suatu keharusan dalam lini bisnis Anda, itu bagus.

Tapi, bagaimana jika Anda mencari orang-orang, seseorang yang dapat menjawab telepon dan memecahkan masalah pelanggan? Dalam hal ini, gelar master mungkin tidak akan berarti banyak. Anda akan ingin mempekerjakan seseorang dengan sikap yang benar - seseorang dengan belas kasih. Seseorang yang bisa naik ke telepon dan melakukan apa yang ilmuwan komputer introvert tidak bisa.

Pertanyaannya adalah: Bagaimana Anda mendapatkan semua ini di dalam apa yang mungkin menjadi satu halaman teks ?

Lihat Juga: Karyawan Baru? Buat Kesan Pertama yang Positif!

3 bagian penting dari deskripsi pekerjaan yang baik

Cara terbaik untuk memikirkan menulis deskripsi pekerjaan adalah seperti yang mungkin Anda lakukan di sekolah menengah atau kuliah:

• Pertama, Anda akan ingin melakukan penelitian Anda. Apa yang harus Anda sertakan dalam deskripsi? Apa yang termasuk dalam kompetisi Anda?
• Selanjutnya Anda akan menyusun garis besar Anda. Ini saat yang tepat untuk membuat daftar peluru; termasuk tugas-tugas yang Anda inginkan untuk dipenuhi oleh karyawan, kualifikasi yang diperlukan jika Anda memilikinya, dan standar kinerja apa pun yang Anda inginkan agar dipenuhi oleh karyawan.
• Dan terakhir, Anda akan menggabungkan semuanya. Buat Pastikan bahwa nilai-nilai bisnis Anda tercermin dalam nada suara Anda, bahwa Anda telah berbagi rasa budaya perusahaan dengan pelamar Anda melalui gaya, dan bahwa Anda telah mencatat semua detail penting yang penting.

Mari kita hancurkan turun sedikit lebih jauh dan bicarakan tentang apa yang ingin Anda cakup:

1. Detail spesifik dari posisi

Judul yang bagus: Judul yang baik relevan untuk industri Anda dan “waktu.” Jika Anda ingin merekrut pemasar, sebaiknya Anda beriklan untuk eksekutif pemasaran digital, pemasar konten, atau manajer pemasaran internet? Yah, ini benar-benar tergantung pada di mana di dunia Anda berada, pada apa yang populer saat ini, dan pada informasi yang Anda butuhkan untuk menyampaikan.

Hindari judul yang hanya memiliki makna secara internal; "Perwakilan Bisnis III" tidak berarti apa-apa bagi orang luar. Lebih baik memilih judul seperti "Business Development Manager."

Ini juga merupakan peluang bagus untuk menyebarkan budaya perusahaan Anda. Misalnya, bisakah Anda menyampaikan lebih banyak atau meminta audiens yang berbeda untuk mengajukan permohonan dengan menyewa “Manajer Kebahagiaan” alih-alih “Perwakilan Layanan Pelanggan”?

Anda mungkin harus melakukan sedikit penelitian terlebih dahulu.

Ringkasan singkat dari pekerjaan: Kata kunci di sini pendek. Anda akan ingin memberikan calon kandidat ikhtisar tanggung jawab utama dan tujuan dari posisi tersebut. Apakah ini posisi penuh waktu? Apakah ini paruh waktu? Apakah ini magang? Jadilah jelas!

Tinjauan singkat perusahaan: Dalam satu hingga tiga kalimat, katakanlah siapa perusahaan Anda, apa tujuan Anda, dan apa yang telah Anda capai. Anda akan ingin mencapai keseimbangan antara kejujuran dan pemasaran di sini. Ya, Anda ingin melukis gambar yang bagus sehingga pelamar yang baik akan berlaku; tidak Anda tidak ingin berbohong tentang seberapa besar perusahaan Anda, seberapa banyak yang telah Anda capai, atau apa yang telah Anda lakukan.

Keterampilan, kualifikasi, atau sertifikasi yang diperlukan: Apakah ada industri, negara bagian, atau sertifikasi hukum lain yang dibutuhkan karyawan Anda? Misalnya, seorang bartender akan memerlukan lisensi untuk menyajikan minuman. Buat daftar kualifikasi yang dibutuhkan dan yang disukai. Ini akan membantu menyortir gandum dari sekam.

Informasi manajer dan pengawas: Siapa yang akan disewa pegawai baru? Departemen apa yang akan mereka kerjakan? Informasi ini tidak selalu diperlukan, tetapi dapat membantu untuk melukiskan gambaran yang lebih lengkap, memastikan tidak ada kejutan untuk kandidat baru, dan tidak ada masalah yang harus Anda selesaikan.

Detail lokasi: Ini tidak harus menjadi bagian yang berdiri sendiri, tetapi ada baiknya mengklarifikasi beberapa detail untuk menghindari potensi kebingungan. Di mana posisi berada? Apakah ini pekerjaan jarak jauh? Apakah ini pekerjaan sembilan sampai lima? Akankah diperlukan perjalanan dan jika demikian, apakah karyawan perlu memiliki SIM atau mobil mereka sendiri?

Gaji: Sangat ideal untuk memasukkan gaji atau kisaran gaji dalam deskripsi pekerjaan. Ini juga merupakan tempat yang bagus untuk memasukkan manfaat apa pun. Beberapa karyawan memilih gaji yang sedikit lebih rendah daripada standar industri, tetapi kemudian memiliki manfaat besar. Jika Anda memiliki ruang, sertakan manfaatnya, jumlah hari libur, dan segala manfaat lainnya.

Lihat Juga: Hal-Hal Yang Tidak Perlu Anda Minta Pelamar Kerja

2. Tugas kandidat akan diharapkan untuk melakukan

Bagian ini boleh dibilang bagian paling penting dari deskripsi pekerjaan, karena rincian tugas persis apa yang kandidat harus mampu lakukan, dan apa yang akan mereka lakukan dalam peran ini setiap hari.

Mereka juga akan mengungkapkan lebih banyak informasi tentang tingkat tanggung jawab yang akan dimiliki karyawan, ruang lingkup pekerjaan, dan kompleksitasnya. Ini akan membantu menyingkirkan mereka yang tidak dapat melakukan semua tugas yang Anda butuhkan dari mereka.

Jika Anda belum yakin tentang cara membuat daftar tugas, tetapi secara umum tahu peran yang Anda butuhkan Untuk mengisi, berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda memikirkannya melalui:

Latihan 1: Pikirkan tentang daftar semua tugas yang menghabiskan banyak waktu Anda, atau mengambil dari sesuatu yang lebih penting yang bisa Anda lakukan. Misalnya, apakah Anda menjawab semua panggilan telepon pelanggan, padahal Anda benar-benar akan mendapatkan ROI yang lebih baik untuk menemui orang-orang? Pikirkan semua hal yang dapat Anda delegasikan. Catat mereka. Meskipun Anda mungkin tidak dapat menyertakan semua tugas ini dalam satu deskripsi pekerjaan , banyak dari mereka mungkin dapat diikat bersama untuk muat di bawah satu judul.

Latihan 2: Kembali ke Anda visi atau tujuan Anda. Hal-hal apa yang Anda butuhkan untuk dapat melakukan dengan kompeten untuk mendapatkan Anda ke mana Anda ingin pergi? Daftar tugas-tugas itu. Sekarang, bekerja mundur. Peran apa yang harus dipenuhi oleh orang itu?

Ketika Anda mendaftar tugas, cobalah untuk menjadikan mereka sebagai "aktif" mungkin. Daripada menulis daftar tugas umum yang luas seperti "layanan pelanggan," "keterampilan menulis," dan seterusnya, membuat tugas lebih deskriptif.

Ini akan mendorong Anda untuk berpikir lebih mendalam tentang jenis bantuan yang Anda butuhkan, dan akan memberikan kandidat ide yang lebih baik dari apa yang Anda cari.

Daftar tugas yang lebih jelas mungkin, "menjawab panggilan telepon masuk, bekerja sama dengan pemasok dan memesan stok baru, menulis siaran pers, dan menjaga sosial perusahaan profil media. "Segera, Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang akan dihasilkan oleh pekerjaan.

Anda bahkan bisa membingkai tugas dengan cara yang lebih mirip cerita. Pertimbangkan untuk mengikuti rute, “Hari-hari biasa dalam kehidupan [masukkan jabatan pekerjaan di sini] akan mencakup [daftar tugas].”

Lihat Juga: Cara Menyewa Karyawan Pertama Anda

3. Standar kinerja

Deskripsi pekerjaan sering digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan: untuk mengisi posisi terbuka.

Pada kenyataannya, jauh lebih banyak dari itu. Ini adalah kesempatan bagi pengusaha untuk meletakkan harapannya dan merupakan dokumen pertama yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur kinerja.

Pertimbangkan: Dalam waktu enam bulan, ketika karyawan Anda meminta Anda untuk kenaikan gaji, bagaimana Anda akan tahu apakah akan memberi mereka?

Jika mereka telah melakukan semua yang diperlukan dari mereka dan pergi di atas dan di luar, asalkan tidak ada masalah keuangan atau arus kas, mungkin Anda akan ingin memberi mereka kenaikan gaji untuk menghargai usaha mereka dan mendorong mereka untuk terus melakukan hal-hal hebat.

Tapi, jika mereka tidak berkinerja cukup baik, ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan deskripsi pekerjaan untuk menjelaskan mengapa Anda tidak akan memberi mereka kenaikan gaji atau promosi mereka.

Mulai pikirkan tentang deskripsi pekerjaan sebagai alat pelatihan. Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa yang perlu dimiliki karyawan Anda untuk menyelesaikan semua tugas mereka sebaik mungkin? Jika mereka belum memiliki keterampilan ini, deskripsi pekerjaan akan merinci apa yang perlu mereka kerjakan, dan akan memberi Anda sesuatu untuk digunakan ketika tiba waktunya untuk mengevaluasi kinerja mereka.

Demi kejelasan, pisahkan bagian ini ke dalam daftar sendiri. Sebagai contoh:

Standar kinerja

• Semua komunikasi tertulis yang dihadapkan pada pelanggan diharapkan bebas dari kesalahan dan tata bahasa yang benar
• Pengetahuan tentang sistem akuntansi Quickbooks sangat penting
• Bekerja dengan baik dan berkolaborasi dengan anggota tim

Apa selanjutnya?

Jika Anda masih belum yakin tentang harus mulai dari mana, langkah pertama yang baik adalah keluar dari sana dan mulailah membaca deskripsi pekerjaan yang serupa untuk posisi yang ingin Anda isi.

Cari LinkedIn, periksa keluar situs pekerjaan populer seperti Monster dan Indeed, dan mengintip situs pesaing atau situs bisnis serupa lainnya mungkin di negara-negara tetangga. Anda bahkan dapat mencoba Glassdoor.com untuk mencari tahu berapa gaji orang di daerah Anda membayar untuk posisi yang sama.

Setelah Anda merasa memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang harus dimasukkan dan bagaimana menulis deskripsi, ikuti “ format esai ”kami merekomendasikan sebelumnya. Tulis kerangka kerangka Anda, lalu isi semua detailnya.