Waktu yang Tepat untuk Perencanaan Bisnis |

(Ini pertama kali diterbitkan minggu lalu sebagai posting tamu di richardduffy.com, di mana teman saya Richard Duffy menawarkan informasi, alat, dan wawasan untuk pengguna SAP Business One.)

Kapan waktu yang tepat untuk perencanaan bisnis? Jawaban favorit saya adalah dari pepatah Afrika kuno (atau begitu saya diberitahu; saya mendapatkannya dari Twitter):

Waktu terbaik untuk menanam pohon adalah 20 tahun yang lalu. Waktu terbaik kedua adalah sekarang.

Mengingat semakin cepatnya perubahan, dan kebutuhan bisnis untuk mengantisipasi, melacak, dan mengelola perubahan itu, perencanaan bisnis yang tepat adalah sesuatu yang terjadi secara teratur, dan berlanjut selamanya.

Perencanaan nyata bukanlah dokumen rencana bisnis; itu manajemen. Ini pengaturan strategi, taktik, kegiatan, tanggung jawab, dan anggaran, ditambah tujuan dan pengukuran numerik yang diperlukan untuk melacak kemajuan menuju tujuan.

Banyak seperti pepatah tentang pohon akan menyiratkan, sulit untuk memulai, tetapi lebih karena orang salah paham alat dan prosesnya daripada karena sangat sulit. Untuk membantu memotivasi diri sendiri saat Anda mulai, lompat masuk dan lakukan bagian dari rencana tanpa khawatir menyelesaikan dokumen lengkap. Mulai di mana Anda suka: beberapa lebih suka konteksnya, seperti pernyataan visi atau tujuan. Beberapa lebih suka strategi, seperti target pasar dan bauran pasar-produk. Dan beberapa lebih suka mur dan baut, seperti perkiraan penjualan. Cobalah untuk memikirkan rencana Anda sebagai rangkaian komponen atau modul yang terhubung. Anggap saja itu sebagai sesuatu yang akan sering berubah, dan karena itu harus tetap fleksibel.

Jangan khawatir tentang memiliki rencana selesai. Di dunia nyata, jika rencana bisnis Anda selesai, maka itu sudah usang. Jika rencana Anda selesai, maka bisnis Anda selesai.

Segera setelah Anda memulai dengan rencana, tetapkan jadwal peninjauan di awal. Jangan terlalu banyak waktu, tetapi lakukan peninjauan bulanan. Di perusahaan saya, kami selalu melakukan itu pada hari Kamis ketiga setiap bulan, sekitar jam makan siang, jadi kami memesan makan siang untuk menghemat waktu.

Selalu daftarkan asumsi Anda. Anda akan memulai pertemuan bulanan Anda dengan mendaftar asumsi utama Anda dan mendiskusikan seberapa baik mereka bertahan. Salah satu kunci untuk pertanyaan sulit saat merevisi rencana adalah mengidentifikasi kapan asumsi telah berubah.

Dalam pertemuan peninjauan rencana, tetap kolaboratif. Perbandingan antara hasil yang direncanakan dan hasil aktual bukanlah alat untuk menangkap orang yang kinerjanya buruk; sebaliknya, untuk menangkap masalah kinerja lebih awal dan bekerja bersama untuk memecahkan masalah. Ini juga untuk menangkap hal-hal yang berfungsi, dan menyesuaikan prioritas untuk memastikan sumber daya yang sesuai dengan strategi dan peluang.

Pada tahap awal, proses perencanaan mendorong banyak hal ke depan karena mereka harus dipertimbangkan. Ketika organisasi Anda terbiasa dengan proses perencanaan, menjadi sulit untuk membayangkan bagaimana Anda pernah berhasil tanpanya.