Alat, Kiat, dan Trik untuk Menulis Bisnis yang Ditingkatkan |

Dari sekian banyak kursus yang saya ambil di perguruan tinggi, menulis bisnis adalah yang paling menantang. Siswa yang rencananya melibatkan karir bisnis tidak tertarik pada aturan abstrak, referensi standar, bahasa hukum membingungkan, dan materi lainnya yang disajikan di kelas tersebut. Setelah menghabiskan waktu mengedit dan menulis dokumen yang berbeda, teman-teman sekelas saya dan saya akhirnya menjadi lebih bingung.

Tulisan yang jelas dan ringkas akan datang dengan mudah di dunia bisnis, di mana banyak email resmi yang dikirimkan hari ini dan dimana pesan penting disampaikan. Namun, tidak semua pelaku bisnis mampu berkomunikasi secara efektif melalui kata-kata tertulis. Untungnya, selalu ada ruang untuk perbaikan, selama kita berkomitmen untuk mengembangkan keterampilan ini.

Kursus menulis bisnis ini mengajari saya banyak hal, tetapi tidak menawarkan banyak saran praktis. Setelah banyak email, rencana, dan surat bisnis, saya melakukan beberapa perbaikan praktis yang akan saya bagikan kepada Anda.

Lihat Juga: Cara Menulis Rencana Bisnis

Alat untuk meningkatkan penulisan bisnis:

Berlatih menulis bisnis adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterampilan Anda, tetapi Anda masih memerlukan beberapa alat yang akan membuat proses lebih efektif. Setelah banyak trial and error, saya menemukan lima alat ini yang tidak pernah gagal memberikan hasil yang luar biasa:

1. Keunggulan Email

Ketika Anda memiliki email penting untuk ditulis, tetapi temukan diri Anda menatap kotak pesan kosong, ini adalah alat yang Anda butuhkan. Keunggulan Email menawarkan garis besar dasar untuk pesan Anda dengan penjelasan yang jelas tentang setiap elemen. Dan, itu bahkan memberi Anda titik awal.

2. NinjaEssays

Situs web ini adalah solusi terbaik untuk situasi darurat. Jika Anda memiliki dokumen penting untuk dipersiapkan atau Anda tidak dapat menulis konten yang dibutuhkan tanpa memperhatikan tenggat waktu, penulis profesional di layanan penulisan kustom NinjaEssays dapat membantu. Perusahaan menawarkan penulis dan editor dari semua kategori, sehingga Anda dapat membuat dokumen bisnis Anda ditulis dan disempurnakan dalam waktu singkat.

3. Docstoc

Jika Anda perlu menulis dokumen penting, seperti perjanjian kerahasiaan, pemberitahuan rapat, atau peninjauan kinerja karyawan, Anda harus memeriksa apakah Docstoc menawarkan formulir. Anda tidak perlu membuat dokumen ini dari awal ketika Anda dapat mencapai hasil yang lebih baik dan lebih cepat dengan template.

4. Dragon Dictation

Ini adalah alat yang sempurna untuk orang-orang bisnis yang biasanya lebih nyaman berbicara daripada menulis. Anda bisa menggunakan Dragon Dictation di smartphone, tablet, atau komputer Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah berbicara, dan alat ini akan menerjemahkan kata-kata Anda ke teks. Kemudian, Anda dapat mengekspor konten ke dokumen Word, email, atau media sosial.

5. Scrivener

Jika Anda harus menulis dokumen yang panjang, melakukannya di Word dapat membingungkan Anda bahkan lebih. Scrivener memungkinkan Anda membuat konten dalam beberapa bagian dan memindahkannya sampai Anda mendapatkan urutan yang benar. Anda juga dapat mempermudah pekerjaan Anda dengan memasukkan informasi dan catatan penelitian di samping paragraf.

Lihat Juga: Hal-hal yang Tidak Perlu Anda Tanyakan Pelamar Kerja

Foto diposting oleh Bplans (@teambplans) pada 19 Jan 2016 pukul 12: 15pm PST

Kiat dan trik:

Hindari menekankan kata-kata

Kata pertama yang harus dihindari adalah sangat . Ini menggambarkan Anda sebagai orang yang paling tidak kreatif. Ada berbagai cara untuk mengganti kata itu di hampir semua konstruksi. Misalnya, alih-alih mengatakan bahwa ide bisnis seseorang "sangat konvensional", Anda dapat menggunakan kata konservatif . Alih-alih menggambarkan kandidat pekerjaan sebagai seseorang dengan "kepribadian yang sangat kuat," Anda dapat mengatakan bahwa ia ditentukan, tegas, atau pantang menyerah.

Hindari penggunaan yang berlebihan dari preposisi

Kata-kata dan frasa ini berguna ketika Anda ingin membuat mengalir transisi dari satu paragraf ke paragraf lain, tetapi sering kali melemahkan teks dan menambahkan kata yang tidak perlu. Alih-alih menulis "Kami akan mengadakan pertemuan mengenai saran-saran menuju perbaikan anggaran pada tanggal 12 Februari," Anda dapat mengatakan "Kami akan mengadakan rapat anggaran pada tanggal 12 Februari." Tulisan bisnis adalah semua tentang efisiensi.

Hindari jargon

Jargon bisnis mungkin menyenangkan ketika Anda berbicara dengan rekan kerja, tetapi itu membuat Anda terdengar konyol dalam email dan dokumen. Lain kali Anda merasa ingin menulis bergabung dengan tim harimau , platform pembakaran , kompetensi inti , gerakkan jarum , atau berpikir di luar kotak , Anda harus menemukan cara yang lebih jelas untuk mengekspresikan diri.

Sangat penting untuk menghindari klise ketika Anda berkomunikasi dengan orang-orang di luar dunia bisnis.

Jangan gunakan kata-kata besar

Para penulis yang tidak berpengalaman berpikir bahwa menggunakan kata-kata besar akan membuat konten mereka lebih baik. Kata "pintar" ditentukan oleh sejumlah besar suku kata yang dimilikinya. Anda ingin menggunakan kata dimulai alih-alih mulai , atau gunakan alih-alih gunakan ? Jangan! Lebih baik mengandalkan kosakata langsung.

Bidik suara aktif

Kalimat pasif fokus pada hal atau orang yang bertindak, jadi pembaca tidak dapat secara jelas mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut. Suara pasif sering terdengar tidak langsung dan bertele-tele, yang benar-benar berlawanan dengan prinsip penulisan bisnis.

Alih-alih mengatakan "proyek itu disajikan oleh Michael," Anda harus pergi untuk "Michael mempresentasikan proyek."

Membuat email pesan lebih pendek

Jika tidak, Anda berisiko kehilangan perhatian penerima. Bertujuan untuk lima atau lebih sedikit kalimat, yang akan memudahkan pembaca untuk membaca dan merespons langsung dari ponsel cerdas mereka. Jika Anda memiliki banyak hal penting untuk dikatakan, cobalah untuk menjadwalkan pertemuan atau konferensi video.

Jangan gunakan terlalu banyak tanda seru

Tidak apa-apa untuk menekankan titik dalam tulisan bisnis, tetapi menggunakan terlalu banyak tanda seru mengurangi dampak.

Ingat: Jangan pernah menempatkan lebih dari satu tanda seru di akhir kalimat. Itu membuatmu tampak kasar.

Hindari kata-kata

Ini adalah kelemahan paling umum dalam dokumen bisnis. Anda tidak harus memenuhi persyaratan panjang - hari-hari itu berakhir ketika Anda lulus kuliah. Alih-alih menulis kalimat panjang yang mencairkan informasi, tujukan untuk yang lebih pendek yang mengandung lebih banyak esensi dalam kata yang lebih sedikit.

Ketahui audiens Anda

Jika Anda ingin menulis email yang sesuai, Anda harus memahami apa yang diketahui penerima tentang masalah tersebut Anda fokus. Anda perlu menyesuaikan kosakata, nada, dan gaya penulisan bisnis Anda tergantung pada audiens dan situasi.

Baca konten dengan keras

Lihat bagaimana dokumen atau pesan berbunyi sebelum mengirimnya ke penerima. Itu tidak hanya akan membantu Anda meningkatkan gaya dan kejelasannya, tetapi juga akan memungkinkan Anda untuk menemukan kesalahan seperti kata-kata yang hilang, frasa berulang, dan kesalahan ketik.

Lihat Juga: Cara Menulis Pernyataan Misi dalam 5 Langkah Mudah

Ingat: Menulis bisnis adalah keterampilan penting untuk dikembangkan.

Sebagai pebisnis, Anda selalu harus meninggalkan kesan yang luar biasa. Menuliskan email yang membingungkan tanpa struktur dan banyak kesalahan bukanlah cara terbaik untuk mencapai itu. Tidak peduli betapa sulitnya kelihatannya, tulisan bisnis layak untuk dikerjakan. Kiat dan alat yang tercantum di atas akan memungkinkan Anda untuk mengekspresikan diri melalui penulisan yang jauh lebih efektif.

Apakah Anda memiliki kiat tambahan? Sudahkah Anda menggunakan salah satu alat ini untuk membantu menulis bisnis Anda? Beritahu kami di komentar.