Tiga Kendala Proyek dan Implementasi |
Kendala Mengelola Proyek - Sistem Informasi Manajemen
Manajemen proyek bekerja pada keseimbangan yang halus dari apa yang saya sebut Trifecta Manajemen Proyek:
- Kualitas: Tingkat keunggulan dari produk - apakah memenuhi atau melampaui harapan / spesifikasi
- Biaya: Jumlah uang yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk tersebut (baik berapa banyak bahan untuk menciptakan biaya produk maupun uang yang dibutuhkan untuk bahan bakar produksi)
- Jadwal: Waktu yang diperlukan untuk membuat produk ditambahkan dengan jumlah waktu yang diperlukan untuk mengantarkannya
Mari kita lihat skenario fantasi. Katakanlah Anda memiliki perusahaan desain pemasaran dan grafis yang baru saja mengambil klien yang membutuhkan brosur promosi untuk pameran dagang yang akan datang. Jika Anda melihat proyek melalui model kendala tiga, Anda perlu untuk berkolaborasi dengan klien Anda pada rencana yang jelas menjabarkan kualitas yang diharapkan, dibandingkan dengan waktu yang Anda harapkan untuk dihabiskan di atasnya, harapan mereka untuk tanggal penyelesaian, dan biaya, termasuk biaya tambahan dan elemen biaya lainnya. Seringkali, merencanakan proyek bukanlah ilmu yang sulit. Barang-barang terjadi dan jadwal atau biaya harus berubah sedikit. Cukup membangun beberapa lag pada jadwal dan beberapa fleksibilitas pada biaya. Kemudian, atur saat Anda pergi. Baca terus untuk melihat detail lebih lanjut tentang pertimbangan yang perlu Anda buat untuk setiap aspek model kendala tiga untuk proyek.
Kualitas
Sejak awal, bicarakan dengan klien Anda tentang kebutuhan versus biaya dan waktu. Tuliskan dengan tepat apa yang mereka inginkan dan apa yang mereka dan tidak mau berkompromi sehubungan dengan kualitas. Perhatikan bahwa pada akhir Anda dan akhir klien, mudah terbawa dengan keinginan untuk meningkatkan produk dan membuat perubahan. Ini, meski bisa berpotensi membuat produk yang lebih baik, bisa juga dengan cepat keluar dari contro. Anda dapat menemukan diri Anda kehabisan waktu dan uang dengan produk yang belum selesai. Akan lebih bijaksana untuk menciptakan produk yang akan berhasil dan juga menyelesaikannya tepat waktu dan anggaran keuangan daripada skenario sebelumnya terjadi. Mungkin bijaksana untuk menyisihkan "dana bantalan" jika terjadi hal ini.
Biaya
Ketika berbicara tentang biaya, berhati-hatilah dengan tarif tetap. Seringkali (karena kualitas spiral yang dibahas sebelumnya) biaya tetap dapat benar-benar menjadi bumerang bagi produsen, yang merugikan mereka lebih dari yang mereka inginkan. Sebaliknya, minta mereka memberi Anda minimum dan maksimum yang bersedia mereka bayar. Lalu, pilih yang minimum. Kemungkinan besar, bahkan jika Anda bertujuan untuk minimum, Anda akan berakhir dalam jumlah yang lebih dekat dengan maksimum. (Ini kembali ke ide anggaran bantal).
Jadwal
Penjadwalan bisa membuat frustasi dan membosankan. Namun, itu benar-benar dapat menguntungkan Anda dalam jangka panjang. Tetapkan tanggal untuk setiap tingkat produksi ketika Anda berharap untuk memiliki aspek-aspek tertentu dari proyek yang dilakukan. Memahami bahwa tenggat waktu produksi tidak dapat dan tidak akan selalu dipenuhi, jadi sekali lagi dengan ide anggaran bantal, pastikan tenggat waktu Anda setidaknya beberapa hari setelah Anda benar-benar harus memenuhi tenggat waktu.
Untuk informasi lebih lanjut …
Jika Anda menerapkan ide-ide ini, mengetahui bahwa trifecta berfungsi sebagai sistem checks and balances, maka Anda akan dapat menghasilkan materi yang dapat dikerjakan secara efisien dan sesuai anggaran. Untuk informasi lebih lanjut tentang dasar-dasar manajemen proyek, berikut ini beberapa sumber daya yang bagus:
- PMI.org - Markas untuk semua hal manajemen proyek.
- Wiki tentang Manajemen Proyek - Sebuah artikel pengantar yang bagus tentang konsep dan pendekatan manajemen proyek.
- Segitiga Manajemen Proyek - Diskusi yang lebih menyeluruh tentang model kendala tiga seperti yang dibahas di sini.
