Gunakan Analisis SWOT |

SWOT adalah singkatan dari Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman. Saya sangat menyukai analisis SWOT karena mudah dimengerti dan sangat cepat mendapatkan tim yang terlibat dalam pemikiran strategis.

Perhatikan bahwa ada perbedaan besar antara dua komponen pertama dan dua terakhir. Kekuatan dan kelemahan bersifat internal. Mereka adalah bagian dari identitas perusahaan Anda. Anda dapat mengubahnya dari waktu ke waktu, tetapi tidak mudah; Anda harus mengusahakannya. Peluang dan ancaman bersifat eksternal. Mereka di luar sana di pasar, terjadi, apakah Anda suka atau tidak. Anda tidak dapat mengubahnya.

Terutama ketika Anda mengembangkan bisnis yang sudah ada, Anda ingin proses perencanaan untuk menarik tim Anda bersama-sama, untuk mengembangkan komitmen dan akuntabilitas. Manajer harus percaya pada rencana untuk menerapkannya. Mereka juga harus percaya bahwa hasil akan dilacak dan bahwa manajer akan bertanggung jawab atas hasil yang mengecewakan dan akan diberikan kredit untuk hasil positif. Proses perencanaan yang sehat tergantung pada setiap orang yang percaya bahwa hasil akan membuat perbedaan. Sebagai pemilik atau operator bisnis yang ada, kenali faktor tim ini sebagai bagian penting dari proses perencanaan Anda. Berusahalah membawa tim ke dalam perencanaan di beberapa level.

1. Setidaknya setahun sekali, melalui proses peninjauan strategi yang dimulai dengan pertemuan SWOT dan tinjauan SWOT. Ajak orang-orang kunci Anda bersama-sama dan kembangkan poin-poin penting. Simpan catatan. Biarkan diskusi tetap terbuka.
2. Goreskan hasil SWOT. Pertimbangkan tanggung jawab yang Anda miliki sebagai pemilik atau pengelola suatu bisnis, yang melibatkan beberapa penyeimbangan yang rumit. Di satu sisi, rencana Anda harus menyertakan manajer Anda dengan mencerminkan masukan mereka. Di sisi lain, strategi bisnis nyata tidak dapat dilakukan oleh komite atau melalui pemungutan suara populer. Terkadang seorang pemimpin harus membuat keputusan yang sulit dan bahkan tidak populer. Jadi Anda harus mencerna hasil-hasil SWOT dengan cara yang menggabungkan tanggung jawab kepemilikan dengan partisipasi dan kerja tim. Optimalkan SWOT. Kadang-kadang itu berarti bahwa ketika Anda meringkas poin-poin yang dibuat, Anda mengizinkan ringkasan Anda untuk merefleksikan dan mengarahkan diskusi ke arah strategi yang ingin Anda kembangkan. Ini bisa menjadi paradoks yang sulit untuk dikelola.
3. Bagikan SWOT yang dicerna dan dioptimalkan dengan tim manajer kunci Anda. Kembangkan strategi. Perlu diingat bahwa strategi adalah fokus, dan ingat prinsip konsistensi, perpindahan, dan prioritas jangka panjang.
4. Berikan waktu kepada tim untuk mengembangkan strategi, taktik, dan program yang terperinci. Anda dapat menggunakan kerangka piramida strategi, misalnya, untuk mengembangkan taktik untuk menerapkan masing-masing prioritas strategi dan program Anda untuk menerapkan taktik tersebut. Jaga agar semua orang yang terlibat fokus pada tujuan strategis.
5. Gabungkan kontribusi tim ke dalam rencana. Ingat lagi bahwa strategi tidak dilakukan oleh komite atau suara populer. Seseorang harus memiliki kata terakhir, dan bahwa seseorang harus menjadi pemilik bisnis.
6. Jadwalkan penerapan reguler dan rencanakan rapat tinjauan - tetapkan tanggal dan kepentingan dari awal - pada saat yang sama ketika Anda menyetujui rencana tersebut. Jadikan jadwal ini sangat spesifik, dengan tanggal dan waktu nyata, sehingga setiap manajer tahu sebelumnya; misalnya, bertemu pada hari Kamis ketiga setiap bulan. Tinjau rencana vs. hasil aktual. Bicara tentang mengapa hasil aktual berbeda dari apa yang direncanakan - dan mereka akan selalu - dan apa yang harus dilakukan tentang hal itu.
7. Pastikan pertemuan review itu terjadi. Mereka harus menjadi penting. Jika Anda adalah pemilik, operator, atau manajer, pastikan Anda menghadiri dan mengelola rapat tersebut. Jika rapat peninjauan kembali berantakan, begitu juga rencananya.

Selama 20 + tahun saya sebagai konsultan rencana bisnis dan lebih dari 10 tahun menjalankan perusahaan, saya telah melihat berkali-kali bagaimana SWOT adalah pemecah es. Ini mengundang orang untuk berkontribusi. Itu membuat orang berpikir secara strategis, berbicara, berbagi, dan mengubah sekelompok orang menjadi sebuah tim.

SWOT juga menawarkan forum yang bagus untuk membuka diskusi. Saya telah melihat diskusi SWOT memunculkan masalah yang perlu perhatian manajemen atas tetapi mungkin sebaliknya tetap tersembunyi. Manajer menengah tidak selalu suka memberi tahu manajer atas apa yang salah. Bahkan dalam budaya perusahaan yang sehat, itu bisa menjadi canggung. SWOT membuatnya lebih mudah. ​​

Sebagai contoh, saya pernah melihat manajer pengembangan perangkat lunak 30 tahun menyarankan selama pertemuan SWOT bahwa satu kelemahan perusahaan adalah bahwa presiden 50 tahun terus mengotak-atik kode perangkat lunak bukannya meninggalkan untuk pro penuh waktu. Saya melihat pertemuan SWOT lain di mana beberapa manajer mengatakan kepemilikan tidak mau meminta pertanggungjawaban manajer atas kinerjanya yang buruk.

Ini bukan sihir. Ini hanya kerangka yang mudah dipahami yang mengundang siapa saja yang peduli tentang bisnis untuk berkontribusi.

Tentu saja Anda harus mengelola pertemuan SWOT dengan baik. Seperti halnya subjek pertemuan lainnya, SWOT dapat berubah menjadi diskusi yang tidak berguna. Rapat SWOT harus fokus pada agenda SWOT dan menghindari diskusi sampingan yang tidak terkait. Ini harus mengundang kontribusi tanpa balas dendam untuk komentar negatif. Ini adalah variasi pada brainstorming, jadi kontribusi - seperti dalam poin-poin yang disarankan, item yang disarankan dalam daftar - semuanya positif selama mereka memiliki niat yang baik.

Jika Anda menerima semua komentar, baik dan buruk, Anda juga mendapatkan manfaatnya. membawa orang ke dalam diskusi. Implementasi jauh lebih mungkin ketika manajer berkontribusi pada rencana. Mereka memahami latar belakang dan mereka merasa bahwa rencana tersebut mencerminkan masukan mereka. Jadi gunakan SWOT kedua cara - gunakan untuk mengkatalisasi komitmen tim dan untuk mengembangkan strategi.

Analisis SWOT diadaptasi dari Rintangan: Buku tentang Perencanaan Bisnis