Cara Mempersiapkan Bisnis Anda Sebelum Musim Pajak |

Melakukan pajak bisnis bisa sulit untuk yang baru. Dalam artikel ini, saya akan berbagi cara yang lebih cerdas dan lebih cepat untuk mencatat pengeluaran Anda dan melacak kwitansi dan dokumen penting lainnya untuk pajak Anda. Masing-masing tips ini mudah untuk diimplementasikan dan akan membantu membuat waktu pajak menjadi mudah!

Tip # 1: Gunakan perangkat lunak akuntansi untuk melacak pengeluaran bisnis

Salah satu hal yang dihadapi banyak pemilik usaha kecil adalah tetap di atas pembukuan mereka sepanjang tahun. Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks atau Xero, Anda menetapkan diri untuk kegagalan datang waktu pajak.

Saya CPA dan percaya itu atau tidak, saya menggunakan QuickBooks untuk melakukan buku-buku saya dan mempersiapkan diri untuk musim pajak. Ini membuatnya jauh lebih mudah dan memastikan Anda menyimpan catatan akurat tentang pendapatan dan pengeluaran Anda. Jika Anda menemukan diri Anda selalu dalam mode "mengejar" ketika datang ke buku Anda, maka Anda harus berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi.

Tip # 2: Gunakan kategori biaya dalam perangkat lunak akuntansi Anda

kategori Pengeluaran adalah hanya cara untuk mengelompokkan pembelian yang Anda lakukan untuk bisnis Anda. Misalnya, perlengkapan kantor, restoran, dan bensin adalah kategori pengeluaran. Mereka dapat membantu Anda melacak pengeluaran vendor dengan lebih baik daripada menyiapkan setiap vendor untuk pembelian sehari-hari.

Alasannya adalah bahwa hal itu akan memungkinkan Anda untuk memasukkan biaya lebih cepat. Ini akan menghemat waktu Anda dan itu akan memungkinkan Anda untuk hanya melacak info paling penting yang diperlukan untuk keperluan pajak.

Mari kita berjalan melalui skenario untuk melihat bagaimana ini akan bekerja:

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin membeli perlengkapan kantor untuk bisnis Anda. Mudah-mudahan, Anda tidak seperti anak-anak di toko permen yang mengincar semua pena dan buku catatan baru yang mengilat di rak. Kemungkinan besar, Anda hanya akan membeli perlengkapan kantor dari toko peralatan kantor seperti Office Depot atau Staples, tetapi Anda juga dapat membeli perlengkapan kantor dari tempat lain seperti Costco atau Target.

Ketika Anda siap untuk merekam pembelian ini di perangkat lunak akuntansi, atur seperti ini:

• Jangan buat empat vendor di QuickBooks (atau alternatif QuickBooks Anda) untuk Office Depot, Staples, Costco, dan Target.
• Lakukan atur satu vendor disebut "pembelian peralatan kantor" atau "perlengkapan kantor" dan kode semua pembelian perlengkapan kantor ke vendor "persediaan kantor".

Dalam tabel di bawah ini, saya telah menyertakan beberapa contoh pembelian sehari-hari yang dapat Anda atur kategori untuk alih-alih vendor.

Kebanyakan pemilik bisnis tidak perlu mencatat berapa banyak uang yang mereka keluarkan dengan setiap vendor yang mereka beli barang sehari-hari dari seperti perlengkapan kantor, bensin, dan makan siang klien. Percaya atau tidak, IRS tidak mengharuskan Anda melacak pengeluaran Anda seperti ini.

Selain itu, laporan keuangan utama yang Anda gunakan untuk menentukan kesehatan bisnis Anda seperti laporan laba rugi akan daftar kategori pengeluaran seperti "Perlengkapan kantor" dan bukan vendor khusus yang Anda beli; ini adalah alasan lain mengapa Anda tidak perlu melacak pengeluaran Anda oleh vendor.

Saya seorang instruktur akuntansi tambahan dan saya juga mengajar QuickBooks. Ketika saya menjelaskan konsep ini di salah satu kelas saya, sebuah tangan segera terangkat. Pada awalnya, saya pikir siswa akan mencoba dan menantang saya apakah IRS benar-benar mengharuskan Anda untuk melacak pengeluaran Anda dengan cara ini-dapatkah Anda mengatakan bahwa ini sering terjadi?

Namun, siswa itu ternyata menjadi pemilik waralaba dari kantor H & R Block lokal. Dia mendukung klaim saya 100 persen. Dia mengatakan kepada kelas bahwa dalam menyiapkan pengembalian pajak untuk pemilik bisnis, dia sering berbagi tips seperti ini. Dia melanjutkan dengan mengatakan bahwa pada akhir hari jika IRS menginginkan tingkat detail itu, Anda selalu dapat menghasilkan tanda terima.

Untungnya, saya memiliki solusi bagus untuk Anda yang menghilangkan tanda terima yang Anda masukkan ke dalam glovebox mobil Anda dan kotak sepatu yang Anda cintai, jadi teruslah membaca!

Tip # 3: Gunakan ringkasan kartu kredit bisnis tahunan

Pertama, setiap pemilik usaha kecil harus membuat akun pengecekan bisnis terpisah (yaitu tidak pernah digunakan untuk pengeluaran pribadi) sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi pendapatan dan pengeluaran yang dapat dilaporkan dan / atau dikurangkan untuk keperluan pajak.

Jika Anda tidak melakukan ini, akan menyulitkan untuk melacak pengeluaran bisnis yang sah yang mungkin memenuhi syarat untuk pengurangan pajak versus pengeluaran pribadi, yang tidak.

Jika Anda memiliki biaya bisnis dan pribadi di rekening bank yang sama, Anda harus memeriksa laporan bank Anda dan hanya memasukkan biaya yang terkait dengan bisnis Anda dalam perangkat lunak akuntansi Anda. Proses manual untuk memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis ini sangat membosankan sehingga saya berjanji Anda akan siap untuk lari ke bank terdekat untuk mengatur akun bisnis tersebut agar tidak melewati tahun pajak berikutnya!

Sebelum Anda menyadarinya, 15 April akan tiba. Jika waktu pajak merayap Anda setiap tahun, periksa empat kiat perencanaan pajak ini yang harus diterapkan oleh setiap usaha kecil. Namun, jika Anda menemukan diri Anda di belakang dengan memasukkan pengeluaran Anda ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda, salah satu cara untuk mendapatkan biaya tersebut dengan cepat adalah dengan menggunakan ringkasan tahunan yang diberikan perusahaan kartu kredit pada awal Januari.

Laporan ini sangat bagus karena ini merangkum semua pembelian Anda berdasarkan kategori biaya. Anda dapat menggunakan angka-angka ini untuk menjumlahkan total pengeluaran Anda untuk setiap kategori. Di bawah ini adalah snapshot dari apa yang umumnya akan terlihat.

Seperti yang akan Anda lihat, sebagian besar kategori akan mirip dengan apa yang sudah Anda siapkan dalam perangkat lunak akuntansi Anda:

Satu kelemahan untuk menggunakan pernyataan ringkasan seperti ini adalah bahwa Anda tidak akan dapat memasukkan tanggal yang tepat dari setiap pembelian. Dalam skema besar, ini kecil, tetapi itu bukan sesuatu yang harus Anda biasakan. Ingat, ini adalah solusi jangka pendek sehingga Anda dapat mencatat pengeluaran Anda, menghasilkan laporan keuangan, dan mengajukan pajak itu tepat waktu! Jika Anda membeli aset tetap sepanjang tahun, penting untuk memiliki tanggal pembelian khusus karena itu adalah komponen kunci dalam menghitung biaya penyusutan yang dikurangkan untuk keperluan pajak.

Tip # 4: Pergi tanpa kertas

Saya akan jadilah yang pertama mengakui bahwa konsep "tanpa kertas" selalu terdengar bagus tetapi sulit bagi saya untuk memeluknya pada awalnya. Sebagai seorang akuntan, saya adalah pendukung besar dokumentasi. Seperti yang mereka katakan di drama hukum favorit saya, Law & Order, "ini tentang apa yang dapat Anda buktikan." Itu tampaknya menjadi motto IRS juga.

Dengan teknologi saat ini, jauh lebih mudah untuk membuat salinan elektronik tanda terima dan dokumen keuangan lain yang Anda gunakan harus disimpan dalam lemari arsip fisik. Sudah waktunya untuk menyingkirkan lemari arsip berdebu yang mengambil ruang dan bermigrasi ke sistem pengarsipan elektronik. Jauh lebih mudah untuk menemukan dokumen yang disimpan di komputer Anda (atau di awan) daripada untuk mengacak file folder.

Tapi, bagaimana Anda mengatur semua file ini? Anda mengajukan pertanyaan yang bagus. Saya menyarankan Anda menggunakan sistem penyimpanan cloud online seperti Dropbox. Anda dapat membuat folder untuk tahun (2017) dan kemudian subfolder untuk setiap kategori biaya (yaitu Kebutuhan Kantor, Makanan, Bahan Bakar). Unduh aplikasinya ke perangkat seluler Anda sehingga saat Anda berada di luar dan tentang Anda dapat dengan mudah memindai tanda terima, simpan di folder yang tepat dan masukkan tanda terima kertas itu! Tidak ada lagi isian kuitansi di kotak sarung tangan atau dompet Anda untuk ditangani nanti.

Jika Anda tidak yakin, Anda dapat mengambil langkah kecil dengan memulai di satu area, tetapi saya berjanji bahwa setelah Anda menerapkan konsep "tanpa kertas", Anda tidak akan bisa menyingkirkan lemari arsip cukup cepat. Di bawah ini, temukan beberapa strategi yang dapat Anda terapkan untuk bergerak menuju model "tanpa kertas":

Pindai tanda terima

Membuang tanda terima adalah salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan oleh usaha kecil. Jangan lewatkan potongan pajak karena Anda menyingkirkan tanda terima. Ada beberapa aplikasi di pasar yang memungkinkan Anda untuk memindai tanda terima. Neat and Shoeboxed keduanya aplikasi hebat yang akan terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks atau Xero sehingga Anda dapat menghilangkan entri data sama sekali!

Unduh tagihan dari vendor

Saat ini, sebagian besar vendor akan menawarkan Anda opsi untuk menerima tagihan Anda melalui email atau memungkinkan Anda untuk mengunduhnya langsung dari situs web mereka. Saya menyarankan Anda untuk menghentikan tagihan yang dikirimkan secara fisik kepada Anda dan mulai mengunduh tagihan Anda sebagai gantinya. Ini akan memungkinkan Anda menghemat waktu dengan tidak harus memindainya terlebih dahulu; Anda dapat dengan mudah menyimpan tagihan di folder elektronik Anda atau mengunggahnya ke perangkat lunak akuntansi Anda hanya dalam beberapa menit.

Bonus-jika Anda menggunakan Xero, mereka memiliki fitur keren yang disebut file berdampingan. Ini memungkinkan Anda untuk mengunggah tagihan pemasok Anda ke perangkat lunak sehingga Anda dapat memiliki informasi tepat di depan Anda ketika Anda siap untuk menulis cek itu.

Dapatkan tanda terima PDF

Saat ini, lebih banyak pengecer pindah dari kertas tanda terima dan menawarkan Anda opsi untuk menerima teks atau email dengan tanda terima terlampir. Saya menyarankan Anda pergi dengan tanda terima yang dikirim melalui email karena biasanya dokumen PDF yang dapat diunduh sedangkan penerimaan pesan teks mungkin tidak. Anda dapat dengan mudah menarik dan menjatuhkan tanda terima PDF ke dalam folder elektronik dalam waktu kurang dari satu menit.

Unduh semua laporan bank atau kartu kredit

Bagi sebagian besar dari Anda yang melakukan perbankan online seperti saya, yang ini mungkin adalah tidak- brainer. Namun, jika Anda masih menerima laporan bank kertas atau kartu, Anda harus memotong kabel secepatnya. Ini adalah salah satu area di mana Anda dapat meminimalkan kemungkinan pencurian identitas.

Percaya atau tidak, ada orang di luar sana yang mencuri identitas orang hanya dengan membuka surat mereka. Saya tidak lagi menerima dokumen dengan informasi keuangan seperti bank atau laporan kartu kredit atau 401k atau informasi investasi lainnya melalui surat siput.

Intinya

Percaya atau tidak, waktu pajak sebenarnya bisa sangat mudah. Kunci untuk mencapai tujuan itu adalah menyiapkan sistem yang akan bekerja untuk Anda dan mematuhinya. Untuk memulai, sisihkan beberapa jam selama minggu pertama setiap bulan untuk memastikan Anda telah memindai dan mengajukan semua tanda terima dan tagihan untuk bulan sebelumnya. Pada saat yang sama, selesaikan proses rekonsiliasi dalam perangkat lunak akuntansi Anda untuk semua rekening bank atau kartu kredit untuk memastikan bahwa saldo bank atau kartu kredit Anda dan buku-buku Anda sesuai.

Pastikan untuk menempatkan ini di kalender Anda sebagai "pertemuan berulang" dengan buku-buku Anda. ”Cobalah dan pilihlah satu hari kerja yang ringan dan satu yang Anda cenderung berada dalam suasana hati yang cukup baik, (yaitu hari Jumat atau Sabtu pagi). Jika Anda bersedia untuk melakukan pekerjaan sepanjang tahun, dasbor yang gila hingga tanggal 15 April akan menjadi sesuatu dari masa lalu.

Untuk lebih lanjut tentang persiapan untuk musim pajak, pastikan untuk memeriksa 4 Hal yang Harus Diketahui Setiap Usaha Kecil Tentang Pajak.