Untuk Rusak, atau Tidak Mencemari? Pencatatan Rekaman untuk Bisnis Baru |

Memulai bisnis Anda sendiri adalah langkah pertama yang mengasyikkan ke dunia kapal. Ini juga merupakan awal dari hubungan Anda dengan IRS.

Anda diwajibkan secara hukum untuk menyimpan catatan keuangan di tangan demi IRS. Tapi yang mana yang harus kamu pegang, dan yang mana yang hanya kekacauan kantor tambahan?

Di layanan pembukuan online Bench, kami ahli dalam hal pelacakan keuangan Anda. Dalam panduan ini, kita akan melihat catatan mana yang perlu Anda simpan, berapa lama Anda perlu menyimpannya, dan beberapa metode efisien yang dapat Anda gunakan untuk menjaga arsip Anda tetap teratur.

Lihat Juga: Dapatkah Saya Menghabiskan Ini? Seorang Akuntan Menjelaskan Dunia Write-Offs

Apa catatan pajak yang harus saya simpan?

Jika Anda wiraswasta atau memiliki usaha kecil, IRS mengharuskan Anda untuk menyimpan dokumentasi yang mendukung klaim pendapatan, potongan, atau kredit yang muncul di formulir pengembalian pajak Anda. Ini membuktikan bahwa Anda telah memperoleh apa yang Anda katakan kepada IRS yang Anda hasilkan, atau membeli apa yang Anda katakan kepada IRS yang Anda beli.

Umumnya, dokumentasi yang harus Anda simpan termasuk:

• Penerimaan
• Bank dan laporan kartu kredit
• Tagihan
• Membatalkan cek
• Faktur
• Bukti pembayaran
• Laporan keuangan dari pemegang buku Anda
• Pengembalian pajak sebelumnya
• W2 dan 1099 formulir
• Bukti dokumenter lain apa pun yang mendukung item pendapatan, pengurangan, atau kredit yang ditampilkan pada pengembalian pajak Anda

Perlu diingat, ini bukan daftar yang komprehensif. Sifat dan struktur hukum bisnis Anda akan mempengaruhi catatan mana yang perlu Anda simpan untuk IRS.

Beban pembuktian ada pada Anda, pemilik bisnis, untuk menyediakan semua dokumen yang diperlukan. Jadi, ketika Anda memulai pencatatan, patuhi asas sederhana ini: Simpan semuanya.

Dalam kasus audit, lini pertahanan pertama Anda adalah tanda terima dan catatan pajak. Menyimpan semuanya akan memaksimalkan tingkat perlindungan Anda. Juga, menyimpan tanda terima Anda menjamin Anda akan dapat mengklaim pemotongan pajak apa pun yang Anda pinjam.

Lihat Juga: 7 Kebiasaan Pembukuan Setiap Harus Adopsi

Pengecualian yang mungkin: Aturan $ 75

Ada beberapa biaya yang Anda tidak diwajibkan secara hukum untuk menyimpan tanda terima. Misalnya, IRS tidak mengharuskan Anda untuk menyimpan tanda terima untuk perjalanan (penginapan minus), hiburan, hadiah, atau transportasi, selama hal berikut berlaku:

• Biaya, tidak termasuk penginapan, kurang dari $ 75
• Biaya untuk transportasi, dan tanda terima tidak tersedia

Namun, perlu diingat bahwa dalam hal audit, biaya apa pun dapat dipertanyakan - bahkan di bawah $ 75.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat pedoman IRS untuk membuktikan biaya di bawah $ 75.

Lihat Juga: Lembar Cheat Akuntansi

Berapa lama untuk menyimpan catatan pajak Anda

Aturan tiga tahun:

Rencanakan untuk menjaga pajak Anda catatan selama tiga tahun setelah tanggal Anda mengajukan pengembalian, atau dari tanggal jatuh tempo pengembalian tersebut (mana yang lebih lama). Jika Anda mengajukan kembali lebih awal, itu diperlakukan seolah-olah telah diajukan pada tanggal jatuh tempo.

Aturan tiga tahun ini datang kepada kami melalui Statute of Limitations, yang merupakan periode di mana Anda, pembayar pajak, dapat mengubah Anda pengembalian pajak - atau di mana IRS dapat mengaudit pengembalian pajak tersebut. Setelah periode batasan berakhir, Anda tidak lagi diminta untuk menyimpan catatan pajak untuk periode tersebut.

Pengecualian terhadap aturan tiga tahun:

Seperti biasa, ada pengecualian untuk aturan ini. Dalam beberapa kasus, Anda harus mempertahankan catatan lebih lama dari tiga tahun Statute of Limitations demands. Pengecualian meliputi:

Utang macet dan sekuritas tidak berharga: Jika Anda memotong biaya salah satu dari ini pada pengembalian pajak Anda, simpan catatan selama tujuh tahun.

Penghasilan yang dihilangkan: Jika Anda gagal melaporkan pendapatan kepada IRS, dan itu lebih dari 25 persen dari pendapatan kotor yang dinyatakan saat Anda kembali, menyimpan catatan selama enam tahun setelah tanggal yang Anda masukkan atau tanggal jatuh tempo pengembalian - mana yang lebih lama.

Catatan karyawan: Rekaman pekerjaan harus dijaga empat tahun setelah pajak penggajian yang relevan menjadi jatuh tempo, atau dibayar - mana pun yang nanti.

Penipuan kembali: Jika Anda mengisi kembali dengan curang, Anda akan lebih baik berpegang pada itu. Tidak ada undang-undang pembatasan pengembalian yang menyesatkan IRS.

Catatan properti: Anda harus menyimpan catatan yang terkait dengan kepemilikan properti selama durasi undang-undang pembatasan-tiga tahun-setelah properti tersebut meninggalkan milik Anda.

Mengenai catatan properti, Anda harus berpegang pada dokumentasi seperti akta, judul, dan catatan basis biaya. Ini memungkinkan Anda menghitung setiap penyusutan, amortisasi, atau pengurangan deplesi, serta faktor keuntungan atau kerugian ketika Anda menjual atau membuang properti.

Lihat Juga: 6 Kesalahan Akuntansi Yang Membuat Bisnis Kecil Beresiko

Bagaimana simpan tanda terima dan catatan pajak

Setelah Anda menentukan catatan mana yang perlu disimpan dan untuk berapa lama, saatnya untuk menyiapkan sistem untuk mengaturnya.

Untungnya, IRS menerima dokumen digital selama mereka reproduksi yang lengkap dan akurat dari aslinya. Atas permintaan, Anda harus dapat menghasilkan salinan cetak yang dapat dibaca dari dokumen apa pun yang diberikan.

Ini berarti bahwa hari-hari menggunakan lemari arsip berderit untuk menyimpan catatan pajak Anda telah berakhir; ada sejumlah solusi digital yang dapat Anda gunakan untuk tidak menggunakan kertas dan menyimpan catatan Anda.

Opsi penyimpanan cloud yang aman seperti Dropbox, Evernote, atau Google Drive memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen Anda dengan aman secara online. Setelah bisnis Anda terbentuk, jika Anda menemukan banyak dokumen, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam pemindai otomatis berkecepatan tinggi agar transfernya lebih efisien secara online.

Sebaiknya simpan salinan cadangan dari dokumen Anda, baik pada perangkat penyimpanan fisik yang dilindungi kata sandi atau dalam akun awan sekunder.

Lihat Juga: Akuntansi Bisnis Kecil 101: 9 Langkah untuk Mendapatkan Bisnis Baru Anda di Jalur

Menyimpan catatan untuk tujuan non-pajak

Setelah Anda tidak perlu lagi memegang dokumen untuk keperluan pajak, periksa kembali bahwa Anda pasti tidak membutuhkannya sebelum mencabik-cabiknya. Kreditor, pengacara, atau perusahaan asuransi Anda mungkin membutuhkan Anda untuk menyimpannya lebih lama daripada yang dilakukan IRS.

Jika Anda menggunakan penyimpanan online, daripada menghapus dokumen yang tidak lagi Anda perlukan, Anda dapat mengarsipkannya secara permanen.

Belajar untuk menavigasi area abu-abu penyimpanan catatan bisnis kecil-dan menyiapkan sistem organisasi tanpa kertas-akan menyelamatkan Anda dari bahaya kekacauan kantor, sambil memastikan bahwa Anda selalu bermain sesuai aturan.