Faktur Anda Telah Ditolak: 8 Tip Teratas untuk Perusahaan Faktur |

Menutup kesepakatan dengan perusahaan atau pelanggan korporat adalah dorongan besar untuk bisnis apa pun, baik kecil maupun besar.

Mendapatkan bayaran, namun, adalah hal lain sepenuhnya.

Bisa berjalan semulus yang Anda harapkan, atau berakhir dengan kekacauan total. Itu semua tergantung pada cara Anda menagih pelanggan Anda. Setelah diterima dan dicatat, faktur memicu serangkaian proses yang menghasilkan uang mengenai akun Anda - kecuali jika terjadi kesalahan.

Kunci agar faktur Anda dihapus tepat waktu terletak pada detail. Kiat-kiat berikut datang dari dua tahun saya dalam hutang dan piutang dagang, dan mengikuti mereka akan menghemat waktu, uang, dan banyak stres.

Lihat Juga: Apakah Hutang-Hutang? Metrik dalam Menit

1. Ketahui ke mana faktur Anda sebenarnya pergi

Saat berhadapan dengan perusahaan besar, Anda harus ingat bahwa Hutang Akun adalah salah satu proses pertama yang dialihdayakan dan diotomatisasi. Dan di mana ada otomatisasi, toleransi untuk kesalahan tidak ada. Itu juga berlaku untuk faktur Anda.

Ini berarti seseorang di negara yang berbeda (dan bahkan zona waktu yang berbeda) mungkin memesan faktur Anda. Baik itu pihak ketiga atau pusat layanan bersama, standar kualitasnya sangat ketat. Mereka tidak akan ragu untuk menolak faktur, terutama dari vendor kecil, dengan sedikit kecurigaan bahwa ada sesuatu yang tidak aktif. Apa yang tampaknya Anda sebagai rincian sepele sebenarnya bisa menyebabkan dampak serius bagi mitra outsourcing dalam hal audit.

Selanjutnya, AP beroperasi dengan volume dokumen yang tinggi dan masing-masing dinilai sangat cepat. Tidak ada waktu untuk menganalisis setiap faktur secara mendetail-itu benar atau tidak, dan hanya itu. Pastikan faktur Anda diterima dan disetujui segera. Bagaimana? Yah, dengan memenuhi!

2. Paku dari awal

Sebagian besar masalah pembayaran yang saya lihat dapat dengan mudah dihindari hanya dengan mengikuti persyaratan penagihan klien. Semakin banyak orang yang terlibat dalam pengaturan kesepakatan, semakin besar kemungkinan bahwa informasi ini hilang.

Perwakilan penjualan sering menjadi orang yang menerima instruksi penagihan, tetapi karena mereka lebih fokus pada mengamankan prospek baru, mereka cenderung mengabaikan formalitas yang datang sesudahnya.

Pastikan penjualan dan tagihan Anda berada di halaman yang sama. Jangan menunggu sampai faktur lewat karena memverifikasi apakah faktur telah dikeluarkan dengan benar.

Lihat Juga: Kapan Pendanaan Faktur Membuat Sense?

3. Jaga agar faktur Anda mudah dibaca

Baik Anda mengirim faktur elektronik atau kertas, kemungkinan besar mereka akan dipindai pada bagian awal dan diarahkan ke perangkat lunak pembukuan faktur. Akuntan AP akan memverifikasi mereka selanjutnya.

Di sinilah banyak hal yang bisa salah. Pertama-tama, aplikasi ini tidak bagus dalam membaca warna. Anda mungkin tergoda untuk membumbui faktur Anda dengan warna yang berbeda, tetapi yang terbaik adalah membuatnya tetap sederhana. Memiliki semua teks dan angka dalam warna hitam adalah suatu keharusan.

Selain itu, jangan pindai faktur sendiri - gambar yang dihasilkan dalam sistem pelanggan pasti tidak dapat dibaca. Cara yang tepat untuk pergi adalah menghasilkan PDF.

Kedua, pastikan bahwa rincian penting (tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, nomor, nomor PO, nama dan alamat perusahaan, jumlah, dan tarif pajak) menonjol. Mereka harus mudah dilihat pada pandangan pertama. Jika tidak, faktur dapat langsung ditolak, bahkan jika informasinya benar-benar ada.

4. Tagihan entitas yang tepat

Semakin besar perusahaan, semakin banyak entitas yang dimilikinya. Kecuali formulir pemesanan mengatakan sebaliknya, fakturkan unit yang benar-benar Anda berbisnis.

Banyak vendor cenderung menyampaikan faktur mereka ke kantor pusat perusahaan bila ragu tentang alamat penagihan yang benar. AP pasti akan menolaknya dan meminta untuk mengirim ulang dokumen dengan detail yang sudah diperbaiki.

Selain itu, jangan pernah mempersingkat nama perusahaan atau alamatnya. Beberapa negara (Singapura, misalnya) memiliki peraturan yang sangat ketat mengenai hal ini, dan AP mungkin tidak menerima faktur dengan singkatan atau detail yang hilang.

Ini mungkin terdengar tidak masuk akal, tapi kadang-kadang saya harus menolak faktur yang memiliki nomor lantai atau jalan yang salah di alamat klien. Gunakan dengan tepat apa yang telah Anda sediakan oleh mitra bisnis Anda.

Lihat Juga: Cara Memprakirakan Arus Kas

5. Hargailah pesanan pembelian

Pelanggan Anda kemungkinan besar akan membutuhkan nomor pesanan pembelian (atau "PO") pada faktur Anda. Pastikan untuk memverifikasi jika itu adalah kasusnya dan mematuhi semua informasi yang termasuk dalam PO.

PO adalah apa yang AP cari untuk pertama saat mereka memesan faktur menggunakan nomor ini. Jika tidak ada atau sulit untuk diketahui, faktur dapat ditolak dan melewatkan pembayaran yang seharusnya dilakukan. Melacak periode keuangan yang mencakup PO dan uang tunai yang tersedia. Mengirim faktur dengan PO keluar dari tanggal atau keluar dari dana pasti akan menunda pembayaran dengan hari, jika tidak minggu. Ini sangat bermasalah selama transisi dari satu tahun fiskal / kuartal ke yang lain.

Ini juga merupakan praktik yang baik untuk menjaga satu PO per satu faktur. Mungkin akan lebih mudah untuk memasukkan beberapa PO dalam satu dokumen, tetapi itu akan membuat lebih sulit bagi AP untuk memesan, terutama ketika ada masalah dengan salah satu dari mereka.

6. Tagihan dalam mata uang yang tepat

Perbedaan mata uang adalah alasan umum lainnya untuk pembayaran yang tertunda, terutama ketika berdagang dengan entitas asing. Berhati-hatilah ketika Anda berurusan dengan itu.

Beberapa negara, seperti India, membuatnya sangat sulit untuk memproses transfer kawat dalam mata uang asing. Saya telah melihat pembayaran menyeret selama berbulan-bulan karena ini, diselesaikan hanya dengan mengeluarkan pesanan baru.

Jika Anda mengirim faktur pelanggan Anda dalam mata uang yang berbeda dari lokal, Anda mungkin juga perlu menyediakan setara domestik mereka semua jumlah pada faktur, termasuk dan tidak termasuk pajak.

Lihat Juga: 7 Metrik Kunci Setiap Pemilik Bisnis Harus Memantau

7. Merevisi buku alamat Anda secara teratur

Menjaga kontak Anda tetap terbaru sangatlah penting, terutama ketika Anda tidak sering menagih pelanggan Anda. Perusahaan besar selalu meningkatkan proses dan sistem manajemen data mereka, yang sering menghasilkan perubahan alamat email.

Biasanya, mereka berkomunikasi sebelumnya, tetapi email otomatis dapat dengan mudah hilang di kotak masuk Anda atau difilter sebagai spam. Jika Anda mengirim faktur ke email pribadi, pastikan untuk menyertakan keuangan umum atau alamat akuntansi di CC. Orang-orang datang dan pergi, jadi jangan membuat kesalahan dengan menjangkau seseorang yang tidak lagi bersama perusahaan.

Akuntan AP mungkin juga tidak memeriksa kotak masuk mereka sesering yang mereka mau. Mengirimkan faktur Anda melalui saluran umum akan memastikan mereka ditangani dalam jangka waktu standar.

8. Tindak lanjuti dengan senyuman

Setiap kali Anda menindaklanjuti dengan AP tentang faktur yang ditolak atau pembayaran yang tertunda, bersikap ramah akan sangat membantu. Tentu saja, Anda memiliki hak untuk meminta uang tepat waktu, tetapi mengambil nada negatif dengan petugas AP tidak akan membantu.

Masalahnya mungkin bukan kesalahan mereka. Mereka jauh lebih mungkin menempuh jarak ekstra untuk Anda jika Anda menunjukkan empati dan kebaikan. Pekerjaan mereka sangat biasa, jadi memperlakukan mereka sebagai manusia dan bukan mesin akan menguntungkan Anda.