Cara Mengatur Penggajian Sebagai Perusahaan Baru |

Ketika Anda memiliki bisnis, Anda bertanggung jawab merekrut karyawan. Karyawan top-notch dapat membantu Anda merampingkan proses bisnis, menambahkan ide-ide inovatif, dan mengembangkan bisnis Anda. Sebelum Anda mulai khawatir tentang strategi sumber kandidat atau mempekerjakan karyawan pertama Anda, Anda harus memiliki sedikit pemahaman tentang penggajian.

Sebagian besar pemilik bisnis adalah pakar dalam industri mereka, bukan penggajian. Menyiapkan dan menjalankan penggajian mungkin tampak luar biasa, tetapi setelah Anda memiliki tangan ekstra membantu menjalankan bisnis Anda, itu semua akan bernilai.

Baca terus untuk mempelajari tanggung jawab majikan Anda, seperti cara mengatur penggajian dan memotong pajak dari karyawan upah. Di Patriot Software, kami adalah ahli penggajian, jadi periksa tautan di seluruh artikel ini untuk informasi lebih rinci dari kami tentang berbagai aspek pengaturan daftar gaji Anda.

Lihat Juga: Apakah Ini Saatnya Menyewa Karyawan?

Cara mengatur penggajian

Jika Anda ingin mempekerjakan karyawan di bisnis Anda, Anda harus terlebih dahulu mengatur penggajian. Untuk menjalankan pembayaran gaji, Anda harus membuat sistem; apakah Anda ingin melakukan penggajian dengan tangan, menggunakan perangkat lunak, atau menyewa akuntan?

Dengan mengatur dokumen bisnis Anda akan membuat proses penggajian menjadi lebih lancar. Untuk mengatur penggajian bagi bisnis Anda, Anda memerlukan sedikit informasi tentang perusahaan Anda dan karyawan baru.

Informasi bisnis

Untuk mengatur penggajian, Anda harus memiliki beberapa nomor identifikasi. Anda perlu mengajukan permohonan EIN (kependekan dari Nomor Identifikasi Pengusaha), yang dapat Anda peroleh dari IRS. EIN adalah angka sembilan digit yang mengidentifikasi bisnis Anda. Anda akan membutuhkannya ketika Anda melaporkan pajak atau mengirimkan informasi terkait pajak kepada pemerintah.

Untuk membayar pajak federal, Anda dapat mengatur akun Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS). Dengan begitu, Anda dapat melakukan pembayaran aman secara online atau melalui telepon.

Anda juga harus mendaftar ke departemen tenaga kerja negara bagian Anda. Anda akan membutuhkan akun pelaporan karyawan baru untuk melaporkan karyawan baru ke negara bagian. Bergantung pada lokasi bisnis Anda, Anda mungkin juga memerlukan nomor ID negara bagian dan / atau lokal. Dan, jangan lupa untuk mendapatkan asuransi kompensasi pekerja.

Informasi karyawan

Untuk mengatur penggajian, Anda perlu memiliki informasi untuk setiap karyawan baru, termasuk nama, alamat, dan nomor Jaminan Sosial. Anda juga akan memerlukan informasi pajak, seperti status pengarsipan dan detail mereka tentang potongan dan kontribusi saat ini.

Karyawan baru harus mengisi Formulir W-4 (juga dikenal sebagai Lembar Kerja Kelonggaran Pribadi) yang akan diatur dalam sistem penggajian Anda. Formulir W-4 membantu Anda menentukan berapa banyak pajak penghasilan federal untuk menahan dari upah masing-masing karyawan.

Karyawan juga perlu melengkapi Formulir I-9 ketika Anda mempekerjakan mereka, tetapi formulir ini tidak mempengaruhi penggajian. Namun, hal itu mengkonfirmasi kelayakan karyawan untuk bekerja di AS, jadi penting untuk mempekerjakan. Beberapa negara bagian juga mewajibkan E-Verifikasi, sistem yang dapat Anda gunakan untuk memastikan karyawan berwenang untuk bekerja di AS

Informasi pembayaran

Jangan lupa salah satu bagian terpenting dalam menyiapkan tingkat pembayaran gaji dan frekuensi. Akankah karyawan menerima upah per jam atau gaji? Dan, seberapa sering Anda akan membayar mereka (mingguan, dua mingguan, bulanan)?

Anda akan memerlukan sistem manajemen kehadiran untuk melacak jam kerja karyawan, lembur, dan cuti berbayar. Dan, Anda perlu tahu apakah karyawan Anda dikecualikan atau tidak ada. Jika karyawan memenuhi syarat untuk status pengecualian, Anda tidak membayar mereka lembur. Untuk mengetahui lebih lanjut, hubungi Departemen Tenaga Kerja AS. Jaga informasi penggajian Anda terorganisir agar tetap efisien dan mematuhi persyaratan hukum.

Untuk menjalankan pembayaran gaji, Anda perlu tahu bagaimana Anda berencana membayar karyawan. Anda dapat memilih dari beberapa jenis pembayaran yang berbeda, termasuk cek, setoran langsung, kartu gaji, dan bahkan uang tunai. Jika Anda membayar melalui setoran langsung, kumpulkan informasi bank dari karyawan baru Anda.

Lihat Juga: Cara Menyewa Karyawan Pertama Anda

Bagaimana menangani pajak

Untuk mematuhi IRS ketika Anda menjalankan pembayaran gaji, Anda harus terbiasa dengan pemotongan pajak gaji. Setiap periode pembayaran, Anda harus menahan pajak dari gaji kotor setiap karyawan.

Meskipun ini mungkin terdengar mengintimidasi, menangani pajak lebih mudah ketika Anda mengetahui jenis pajak yang perlu Anda tahan. Dan, Anda juga perlu tahu apa yang harus dilakukan dengan uang setelah Anda menahannya.

Pajak apa yang Anda butuhkan untuk ditahan?

Sebagai pemilik bisnis, Anda diminta untuk menahan pajak dari upah karyawan. Menahan pajak penghasilan federal, pajak pendapatan negara bagian dan lokal (jika berlaku), dan pajak FICA.

Pajak pendapatan federal

Anda harus menahan pajak penghasilan federal berdasarkan jumlah tunjangan klaim karyawan pada Formulir W-4.

Publikasi IRS 15 adalah sumber yang bagus jika Anda memutuskan untuk belajar cara melakukan penggajian secara manual. Anda dapat memilih salah satu dari dua tabel pemotongan pajak penghasilan untuk membantu Anda mengetahui jumlah yang harus ditahan: metode braket upah atau metode persentase. Perangkat lunak penggajian otomatis akan menghitung pajak untuk Anda.

Apa artinya pengecualian pajak pada Formulir W-4 karyawan? Dalam keadaan tertentu, beberapa karyawan Anda mungkin bebas pajak, yang berarti Anda tidak menahan pajak penghasilan federal dari gaji mereka. Formulir W-4 karyawan memberitahu Anda apakah karyawan bebas pajak atau tidak. Mereka perlu memberi Anda Formulir W-4 baru dengan tenggat waktu setiap tahun untuk menjaga status bebas.

Pajak pendapatan negara bagian dan lokal

Tergantung pada negara tempat Anda berbisnis, Anda mungkin perlu menahan pajak negara dari upah karyawan Anda. Dan, beberapa daerah membutuhkan pajak penghasilan tambahan.

Untuk mengetahui apakah Anda perlu menahan pajak negara bagian dan pendapatan lokal dari upah karyawan, Anda harus memeriksa dengan negara Anda.

Pajak FICA

FICA (Federal Asuransi Kontribusi Act) pajak mencakup dua jenis pajak: Pajak Jaminan Sosial dan Medicare. Baik perusahaan maupun karyawan berkontribusi terhadap pajak FICA secara merata. Itu berarti Anda akan menahan persentase tertentu dari gaji karyawan Anda dan menyumbangkan persentase yang sesuai.

Setiap tahun, tarif pajak FICA dapat berubah. Saat ini, tarif pajak Jaminan Sosial adalah 6,2 persen dari upah kotor setiap karyawan. Hanya gaji hingga $ 127.200 yang dikenakan pajak. Tingkat Medicare saat ini 1,45 persen (pada semua upah) dari upah kotor setiap karyawan. Jangan lupa, Anda juga harus membayar 6,2 persen dan 1,45 persen dari upah kotor karyawan terhadap porsi majikan! Dan, Anda harus menahan pajak Medicare tambahan sebesar 0,9 persen untuk upah karyawan lebih dari $ 200.000 ($ 125.000 jika arsip menikah terpisah atau $ 250.000 jika arsip menikah bersama-sama). Tidak ada atasan majikan untuk tambahan pajak Medicare.

Pajak hanya majikan

Jika Anda memiliki karyawan, Anda juga perlu membayar pajak pengangguran federal (FUTA) dan pajak pengangguran negara bagian (SUTA). Tapi, Anda tidak akan menahan pajak ini dari upah karyawan.

Negara bagian Anda akan memberi tahu Anda tarif pajak SUTA Anda. Tarif pajak FUTA adalah persentase dari gaji karyawan Anda, hingga jumlah tertentu. Kebanyakan majikan membayar, 6 persen dari $ 7.000 pertama dibayarkan kepada setiap karyawan per tahun kecuali mereka hidup dalam keadaan pengurangan kredit.

Setelah memotong pajak, apa yang Anda lakukan dengan mereka?

Jika Anda sakit kepala pada saat ini, kamu tidak sendiri. Berurusan dengan pajak pekerjaan bisa sulit. Tapi, jangan takut-Anda hampir selesai dengan memahami dasar-dasar cara menangani pajak tenaga kerja!

Jadwal penyetoran

Setelah memotong pajak, Anda perlu mengajukan dan mengirimkannya ke lembaga pajak pemerintah. Anda harus mengikuti jadwal penyetoran, yang ditentukan oleh IRS, untuk mengetahui seberapa sering Anda membayar pajak.

Untuk pendapatan federal dan pajak FICA, ikuti jadwal setoran mingguan atau bulanan. Jadwal Anda tergantung pada kewajiban pajak total Anda yang dilaporkan pada Formulir 941 selama periode empat kuartal yang terlihat. Anda harus menyetor bulanan jika Anda melaporkan $ 50.000 atau kurang dalam pajak selama periode lihat balik. Jika Anda melaporkan lebih dari $ 50.000 dalam bentuk pajak, Anda harus menyetorkan semi-minggu. Lihat petunjuk Formulir 941 untuk lebih jelasnya.

Setorkan pajak FUTA setiap tiga bulan. Tanggal jatuh tempo triwulan adalah 30 April, 31 Juli, 31 Oktober, dan 31 Januari.

Pajak pelaporan

Anda juga perlu melaporkan pajak pada formulir pemerintah. Laporkan pajak pendapatan federal dan pajak FICA (Pajak Jaminan Sosial dan Medicare) setiap kuartal pada Formulir 941. Anda juga akan melaporkan pajak FUTA pada Formulir 940, yang jatuh tempo pada tanggal 1 Januari setiap tahun.

Untuk pajak penghasilan negara bagian dan lokal dan SUTA pajak, Anda harus mendapatkan informasi dari negara bagian Anda. Lihat Publikasi IRS 15 untuk informasi lebih lanjut tentang penyetoran dan pelaporan pajak.

Lihat Juga: Pajak Pribadi Versus Pajak Bisnis: Apa Bedanya?

Pertanyaan, komentar, kekhawatiran?

Sebelum Anda dapat mempekerjakan karyawan, Anda Anda perlu memasukkan pekerjaan ke dalam proses penyiapan penggajian. Dan ketika Anda memiliki karyawan, jangan lupa menahan, melaporkan, dan mengirimkan pajak. Untuk menyederhanakan penggajian, Anda selalu dapat mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa sistem perangkat lunak penggajian akan menahan, menyetorkan, dan membebankan pajak. Yang Anda lakukan adalah memasukkan informasi pemotongan untuk karyawan Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan, Anda selalu dapat menghubungi agen pajak setempat. IRS juga menyediakan sumber daya tentang pajak pekerjaan:

• Memahami Pajak Ketenagakerjaan
• Menyetorkan dan Melaporkan Pajak Kerja
• Pajak Kerja Karena Waktu Tewas

Anda mungkin berpikir akan sulit untuk memahami persyaratan hukum untuk mempekerjakan baru karyawan dan menjalankan penggajian. Tapi, Anda adalah pemilik bisnis! Anda telah melewati alat pemeras dan memutuskan untuk mengejar hasrat Anda. Menyiapkan pembayaran gaji akan dapat dikelola selama Anda memiliki garis besar yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.