Jadwal Penyimpanan Catatan |

Semua dari kita tahu bahwa kita perlu menyimpan dan menjaga catatan bisnis kita. Dan setelah beberapa tahun kami menemukan bahwa semua catatan yang kami simpan ini mengambil lebih banyak ruang lantai di lemari arsip daripada ruang kerja untuk diri sendiri dan karyawan kami.

Kabar baiknya adalah bahwa kita benar-benar tidak perlu semua catatan itu selamanya. Ya, beberapa yang perlu kita pertahankan selamanya. Beberapa yang kami simpan hanya sampai IRS berjalan bersama kami. Dan beberapa yang kita butuhkan hanya disimpan selama beberapa tahun.

Menceritakan rekaman mana yang perlu disimpan, untuk berapa lama, sedikit lebih sulit. Dan membuang catatan sementara dengan benar tidaklah semudah membuang kertas ke tempat sampah daur ulang.

Di sinilah tempat Jadwal Penyimpanan Catatan mulai dimainkan. Dokumen ini mencantumkan jenis-jenis catatan yang dihasilkan bisnis Anda (keuangan, personil, kontrak, operasi, dll.); mengidentifikasi segala persyaratan hukum untuk berapa lama catatan harus disimpan dan pihak yang mewajibkan otoritas, seperti IRS atau Sarbanes-Oxley Act; akan mencatat berapa lama catatan umumnya aktif digunakan dalam operasi bisnis; dan mungkin mengandung informasi lain juga, seperti mencatat bahwa catatan tersebut berisi data pengenal pribadi yang sensitif; dan jika mikrofilm atau salinan yang dipindai secara digital adalah alternatif hukum yang dapat diterima untuk dokumen kertas.

Cari di Internet dan Anda akan menemukan banyak informasi tentang Jadwal dan sampel Retensi Catatan, seperti yang ini dengan baik ditawarkan oleh Millennium Records Management. Ingat, bagaimanapun, bahwa jadwal sampel hanyalah representasi umum dari apa yang terlihat seperti. Jadwal Penyimpanan Catatan Anda akan disesuaikan dengan jenis bisnis Anda, di mana Anda berada, di negara bagian mana dan / atau negara tempat Anda berbisnis, apakah Anda dimiliki secara pribadi atau memperdagangkan saham di pasar saham, adalah lembaga publik, memegang kontrak pemerintah, dan banyak sekali faktor lainnya.

Anda akan ingin bekerja dengan akuntan, penasihat hukum, dan / atau perusahaan pengelolaan catatan profesional untuk mengembangkan dan menetapkan Anda.

Anda menerapkan Jadwal Penyimpanan Catatan secara resmi sehingga semua orang di perusahaan Anda mengetahuinya. Ini membantu memastikan bahwa catatan vital Anda benar-benar disimpan di tempat pertama. Belakangan, katakanlah Anda memiliki beberapa lemari arsip dari faktur-Tagihan Hutang. Jadwal Retensi Anda mengatakan Anda perlu menyimpan ini selama 6 tahun, tetapi pengalaman menunjukkan Anda benar-benar hanya masuk ke mereka selama 3 tahun. Mengetahui hal ini, Anda dapat membebaskan ruang lantai kantor / kantor Anda dengan mentransfer rekaman ini untuk mengamankan penyimpanan di luar lokasi atau media penyimpanan alternatif.

Setelah Anda memiliki catatan yang mencapai akhir periode retensi Anda, Anda dapat membuangnya. Tapi, seperti yang saya katakan, Anda tidak bisa begitu saja melemparkannya ke tempat daur ulang. Anda harus memiliki proses yang mapan untuk pembuangan mereka. Ya, Anda harus membuat lebih banyak dokumentasi untuk menyingkirkan dokumen lama.

Anda akan ingin orang-orang yang membuat catatan itu menandatangani pernyataan bahwa mereka tidak lagi membutuhkan arsip. Anda harus mencatat bahwa catatan telah mencapai akhir periode retensi mereka sesuai dengan Jadwal Penyimpanan Catatan Anda yang sudah ditetapkan, dan memeriksa bahwa periode retensi mereka belum diperpanjang karena audit, litigasi, dll.

Anda akan ingin mengesahkan kapan, bagaimana, dan oleh siapa, dokumen-dokumen itu dihancurkan. Ini lebih mudah hari ini, daripada di masa lalu, ketika saya menghabiskan banyak waktu mengangkut kotak ke dermaga pemuatan dan memasukkan kertas ke mesin penghancur di samping tempat sampah. Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan penghancur ponsel telah menjamur. Mereka akan mengemudikan shavedders confetti yang besar untuk bisnis Anda, mengangkut kotak Anda ke truk, membiarkan Anda menyaksikan kehancuran mereka dan memberi Anda sertifikat kehancuran.

Menetapkan, menerapkan, dan mengikuti Jadwal Penyimpanan Catatan akan sangat membantu untuk memastikan bahwa perusahaan Anda menyimpan dan menyimpan catatan penting yang Anda perlukan untuk melanjutkan bisnis. Dan, dalam skenario terburuk, jika Anda terperangkap dalam litigasi atau sejenisnya, buktikan bahwa catatan Anda disimpan dan dihancurkan dalam proses yang terjadi secara teratur, mapan, disetujui, didokumentasikan, dan tidak di tengah malam terbakar di balik lumbung di upaya amatir untuk menghindari kesalahan dan tanggung jawab, atau menghalangi proses hukum.

Steve Lange

Editor Senior

Perangkat Lunak Palo Alto