Tujuh Langkah untuk Perencanaan Proyek yang Sukses |

Akhir-akhir ini, saya telah menjadi bagian dari beberapa tim proyek. Beberapa pengalaman ini telah menyebabkan saya untuk duduk kembali dan menganalisis proses perencanaan proyek untuk memahami bagaimana perencanaan dan pelaksanaan manajemen proyek dapat ditingkatkan.

Mengapa proyek yang dikelola oleh orang-orang berbakat akhirnya ditunda atau tidak selesai? Mengapa tim proyek terkadang merasa bahwa mereka menembaki sasaran yang bergerak? Saya menemukan bahwa kurangnya perencanaan yang tepat atau kegagalan untuk membuat pendekatan sistematis dapat berakibat fatal bagi proyek.

Apa yang dimaksud dengan perencanaan proyek?

Perencanaan proyek adalah proses mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup Anda, tujuan dan tonggak pencapaian Anda (yang disampaikan), dan menugaskan tugas dan sumber daya anggaran untuk setiap langkah. Rencana yang baik mudah dibagikan dengan semua orang yang terlibat, dan itu sangat berguna ketika ditinjau kembali secara teratur. Cukup menguraikan rencana dan tidak pernah mendiskusikannya dengan tim Anda lagi adalah resep yang baik untuk membuang waktu dan upaya.

Anda dapat melakukan perencanaan proyek Anda dalam dokumen Google sederhana, atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek adalah bahwa Anda biasanya dapat menyimpan semua dokumen dan kiriman Anda di satu tempat, dan Anda dapat menghindari kehilangan diskusi dan keputusan penting ke email atau Slack void. Dengan alat seperti Basecamp, misalnya, mudah untuk melacak kemajuan dan melacak percakapan dan item yang membutuhkan kolaborasi dengan beberapa orang yang berbeda.

Jika Anda berpikir tentang manajemen proyek sebagai atau dalam startup yang serba cepat, mungkin tampak seperti itu semua membutuhkan terlalu banyak waktu di awal. Tapi, Anda benar-benar akan menghemat banyak waktu dan sumber daya jika Anda mendokumentasikan rencana proyek Anda sejak awal dan menggunakannya sebagai peta jalan untuk membuat Anda dan tim Anda di jalur.

Berikut adalah tujuh kunci keberhasilan perencanaan proyek untuk membantu Anda memulai.

1. Pikirkan rencana Anda sebagai peta jalan bagi para pemangku kepentingan

Setiap proyek membutuhkan peta jalan dengan tujuan yang jelas yang tidak boleh berubah setelah tahap pertama proyek telah selesai. Semua pemangku kepentingan yang mendapat manfaat dari hasil atau terlibat dalam pelaksanaan proyek harus dinamai dan kebutuhan mereka dinyatakan selama proses perencanaan proyek awal.

Para pemangku kepentingan ini mungkin termasuk:

• Manajer proyek atau orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk penyelesaian
• "Pelanggan" yang menerima kiriman - ini dapat berupa seseorang dalam tim Anda (internal) atau pelanggan yang membayar sebenarnya.
• Tim, atau orang yang bertanggung jawab atas taktik apa pun yang merupakan bagian dari rencananya.

Jangan berasumsi bahwa Anda secara otomatis memahami kebutuhan dan tujuan setiap pemangku kepentingan. Sebelum Anda terlalu jauh mendokumentasikan rencana proyek Anda, berbicaralah dengan mereka untuk memastikan Anda benar-benar memahami proyek dan kemampuan serta sumber daya dari semua orang di tim.

2. Bagi proyek menjadi daftar kiriman

Kembangkan daftar semua kiriman. Daftar ini harus memecah proyek yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil yang dapat ditugaskan ke anggota tim tertentu, dan Anda harus menyertakan perkiraan tenggat waktu terkait dengan setiap pengiriman atau tugas.

Pastikan bahwa Anda memahami dan mendokumentasikan proses persetujuan untuk setiap pengiriman. Jika proyek Anda adalah untuk pelanggan eksternal, pastikan Anda jelas pada proses persetujuan internal mereka, sehingga Anda tidak terkejut dengan penundaan atau melambat dengan mengarungi opini yang bersaing.

3. Bicaralah dengan tim Anda

Identifikasi dengan nama semua individu dan / atau organisasi yang terlibat dalam setiap pengiriman atau tugas, dan jelaskan tanggung jawab mereka secara detail. Jika tidak, miskomunikasi dapat menyebabkan keterlambatan dan situasi di mana anggota tim mungkin harus mengulang pekerjaan mereka.

Adakan pertemuan awal untuk berbicara dengan tim Anda tentang rencana serangan yang Anda maksud. Minta mereka untuk membantu Anda memikirkan cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini tidak hanya akan membantu Anda menjadi lebih efisien, ini akan membantu Anda mendapatkan dukungan karena mereka akan merasa lebih memiliki hak atas proses tersebut. Menggunakan alat manajemen proyek seperti Basecamp dapat membantu menjaga semua orang di jalur dan menyimpan dokumen dan percakapan semua di satu tempat.

Jika Anda menggunakan email untuk berkomunikasi tentang proyek, pertimbangkan untuk menggunakan solusi email inbox tim yang akan memungkinkan Anda untuk menetapkan email yang memerlukan perhatian terkait proyek kepada anggota tim sebagaimana mestinya, daripada terus-menerus meneruskan utas percakapan besar bolak-balik.

4. Identifikasi risiko

Tentukan risiko yang terlibat dalam proyek Anda. Pikirkan apa yang akan Anda lakukan jika sesuatu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, atau jika biaya menjadi jauh lebih besar daripada yang Anda perkirakan.

Anda tidak harus memiliki tindakan khusus yang teridentifikasi untuk setiap hasil negatif yang mungkin terjadi, tetapi Anda harus meluangkan waktu bersama tim Anda, memikirkan apa yang bisa salah. Kemudian, Anda dapat melakukan sebanyak yang Anda bisa untuk mengurangi risiko tersebut dari awal, alih-alih tertangkap lengah nanti. Faktor risiko juga dapat memiliki pengaruh pada bagaimana Anda menganggarkan.

5. Buat anggaran

Terlampir pada daftar tonggak dan kiriman Anda harus informasi tentang biaya proyek dan perkiraan anggaran. Tolak dorongan untuk menetapkan jumlah dolar dalam jumlah besar untuk proyek-proyek besar tanpa mengidentifikasi secara pasti bagaimana uang itu dimaksudkan untuk dibelanjakan. Ini akan membantu tim Anda memahami sumber daya yang harus mereka kerjakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika Anda menetapkan anggaran awal Anda, angka-angka ini mungkin berkisar bukan absolut.

Untuk item tertentu, Anda mungkin perlu mendapatkan penawaran dari beberapa vendor yang berbeda. Akan sangat membantu untuk mendokumentasikan ruang lingkup proyek yang disepakati secara singkat dalam dokumentasi anggaran Anda, jika Anda akhirnya perlu melakukan perubahan pada proyek yang lebih besar berdasarkan batasan anggaran, atau jika vendor Anda tidak memberikan persis apa yang Anda harapkan.

6. Tambahkan milestones

Gunakan daftar kiriman Anda sebagai kerangka kerja untuk menambahkan tonggak dan tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan yang lebih besar. Tetapkan tenggat waktu yang wajar, dengan mempertimbangkan produktivitas, ketersediaan, dan efisiensi anggota tim proyek.

Pikirkan tentang pencapaian Anda dalam kerangka SMART. Sasaran Anda harus:

• Spesifik: Jelas, ringkas, dan tertulis dalam bahasa yang dapat dipahami siapa pun.
• Terukur: Gunakan angka atau bahasa kuantitatif bila perlu. Hindari deskripsi yang tidak jelas yang meninggalkan kesuksesan hingga interpretasi pribadi dan subjektif.
• Dapat diterima: Dapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan atas sasaran, pencapaian, dan hasil Anda.
• Realistis: Peregangan tujuan adalah satu hal, tetapi jangan tetapkan tujuan yang tidak mungkin dicapai. Ini membuat frustasi bagi tim Anda dan bagi para pemangku kepentingan Anda, dan mungkin akhirnya menunda proyek Anda karena mencapai yang tidak mungkin biasanya biaya lebih banyak dan memakan waktu lebih lama.
• Berbasis waktu: Menetapkan tenggat waktu yang konkret. Jika Anda harus mengubah tenggat waktu yang terkait dengan tonggak pencapaian Anda, dokumentasikan kapan dan mengapa Anda melakukan perubahan. Hindari perubahan stealth atau mengedit deadline tanpa memberi tahu tim Anda dan pemangku kepentingan yang relevan.

7. Tetapkan panduan pelaporan kemajuan

Ini dapat berupa laporan bulanan, mingguan, atau harian. Idealnya, ruang kerja kolaboratif harus disiapkan untuk proyek Anda secara online atau offline di mana semua pihak dapat memantau perkembangannya. Pastikan Anda memiliki dokumen rencana komunikasi seberapa sering Anda akan memperbarui pemangku kepentingan pada kemajuan dan bagaimana Anda akan berbagi informasi seperti pada pertemuan mingguan atau email harian.

Gunakan kerangka kerja yang Anda tetapkan ketika Anda mengidentifikasi pencapaian Anda ke panduan laporan Anda. Cobalah untuk tidak membuat ulang roda atau membuang waktu dengan menghasilkan laporan baru setiap kali Anda perlu mengkomunikasikan kemajuan. Perlu diingat bahwa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Basecamp dapat menjaga para pemangku kepentingan tetap dalam lingkaran tanpa mengacaukan kotak masuk Anda, atau kehilangan percakapan dalam obrolan Slack panjang.

Rahasia untuk perencanaan dan manajemen proyek yang efektif tetap teratur dan berkomunikasi dengan baik dengan Anda tim dan pemangku kepentingan. Apakah Anda memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau tidak, pikirkan tentang di mana dan bagaimana Anda menyimpan semua bahan dan sumber daya yang berhubungan dengan proyek Anda - simpan semuanya di satu tempat jika Anda bisa. Semoga berhasil!