5 Tips untuk Mendapatkan Staf Kantor Medis di Sisi Anda

Oleh Martine Brousse

Pelajari lebih lanjut tentang Martine di Situs kami, Minta Penasihat

Orang-orang di belakang layar di kantor dokter Anda - staf kantor medis - kadang-kadang tampak tidak kooperatif, tidak ramah, dan bahkan tidak peduli. Bagaimana Anda dapat merekonsiliasi kebutuhan dan hak Anda dengan jadwal, pelatihan, pesanan, dan sikap mereka?

Ketika sistem perawatan kesehatan mengalami transformasi di bawah undang-undang federal yang baru, penyedia medis harus beradaptasi dengan sejumlah persyaratan yang memusingkan karena mereka juga menerapkan teknologi baru, memenuhi mandat legislatif dan tenggat waktu kepatuhan lainnya. Perubahan besar terlihat pada pasien karena anggota staf klinis menghabiskan lebih banyak waktu tatap muka mengetik di tablet, pesan pengingat janji otomatis dan panggilan telepon jarang mengarah ke orang yang langsung.

Beban kerja di kantor-kantor medis lebih kompleks dan lebih besar bahkan ketika langkah-langkah pemotongan biaya yang disebabkan oleh kemerosotan ekonomi, operasi keuangan yang lebih ramping dan penggantian asuransi yang lebih rendah telah mengurangi jumlah orang yang tersedia untuk membantu pasien. Petugas kesehatan terlalu sering bekerja berlebihan dan kewalahan. Sebagai manajer penagihan dan kontak pasien utama selama lebih dari 20 tahun, saya memahami frustrasi dan batas mereka. Berikut adalah beberapa tips untuk mengubah pekerja kantor medis menjadi sekutu.

1. Kesopanan berjalan jauh

Standar lama menuntut, menggunakan bahasa kasar dan "menunjukkan siapa Anda" mungkin mendapatkan hasil dalam jangka pendek, tapi di sini adalah kata peringatan: Anda akan ditandai sebagai "sulit." Di bawah lapisan profesionalisme yang dingin, Anda ' Saya akan menunggu sedikit lebih lama untuk janji Anda di lain waktu, dan panggilan Anda mungkin langsung ke pesan suara, karena tidak seorang pun di staf akan ingin menjawabnya. Yang benar adalah bahwa penyalahgunaan yang dirasakan dari satu anggota staf, apalagi banyak, mendapat sekitar dan perlawanan kolektif pasif akan tumbuh.

2. Berlatih penerimaan dan sedikit kesabaran

Pahamilah bahwa begitu dokter Anda terlambat memenuhi janji-janjinya, resepsionis tidak memiliki kendali atas jadwal dokter. Mendorong staf di sekitar tidak akan membuat dokter Anda keluar dari ruang ujian lain lebih cepat. Dan perlu diingat bahwa dibutuhkan lebih banyak waktu bagi dokter Anda, atau staf kantor, untuk menghasilkan catatan catatan kesehatan elektronik daripada mencoret-coret di selembar kertas.

Kecuali Anda melihat staf kantor memainkan Candy Crush atau mengobrol tentang film terbaru, batasi berapa kali Anda bertanya, "Kapan saya akan dilihat?"

Dan jika menunggu begitu lama sehingga Anda khawatir tentang jadwal kerja Anda atau Anda marah atau cemas, maka jadwalkan ulang janji temu. Kantor harus menerima, karena penundaan itu bukan salah Anda.

3. Hentikan game blame

Jika saya memiliki satu dolar untuk setiap kali seorang pasien berteriak, "Itu salah Anda, Anda selalu membuat kesalahan," Saya pasti akan menulis kata-kata ini dari pantai yang cerah di Hawaii.

Ingat, hanya karena kantor lain salah mengelola klaim atau dokumen lain tidak berarti bahwa kantor yang berbeda juga akan melakukannya. Orang yang tidak kompeten dan individu yang tidak peduli memang menimbulkan masalah, tetapi mungkin itu tidak akan terjadi di kantor ini. Memprihatinkan dikecam sebelum diberi kesempatan untuk meninjau dan mungkin mengoreksi kesalahan apa pun. Setelah semua, kesalahpahaman mungkin menjadi milik Anda atau bisa saja berasal dari kantor lain.

4. Kesalahan akan terjadi

Sangat penting untuk melaporkan kesalahan klinis kepada dokter Anda segera. Jika ini merupakan kesalahan administratif, bicaralah dengan manajer kantor. Kesalahan sesekali harus diperbaiki, lalu dilupakan.

5. Lakukan bagian Anda

Pada kunjungan pertama Anda, bawa identifikasi dan kartu asuransi Anda, yang mana kantor dokter harus, seperti yang disyaratkan oleh undang-undang, menyalin ke dalam bagan Anda. Juga, bawalah daftar obat-obatan Anda yang terbaru dan nama-nama dokter Anda yang lain. Bawalah penerjemah jika perlu, dan satu orang pendukung untuk membuat catatan dan membantu Anda mengingat pertanyaan Anda.

Cobalah untuk memesan penunjukan pertama pada hari itu atau tepat setelah makan siang untuk kunjungan tindak lanjut. Jumat biasanya hari lebih cerah, dan waktu menunggu Anda akan lebih singkat. Laporkan perubahan apa pun pada obat Anda, pertanggungan asuransi, atau riwayat kesehatan. Daripada menunggu panggilan, tindak lanjuti permintaan otorisasi, hasil lab atau pesanan resep. Konfirmasikan bahwa setiap dokter baru yang Anda rujuk adalah bagian dari jaringan asuransi Anda.

Membantu staf - dengan upaya minimum dari Anda - akan membuahkan hasil, terutama ketika Anda meminta bantuan atau tindakan yang dipercepat.