7 Tips untuk Faktur Efektif

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda mungkin menyukai apa yang Anda lakukan dan bahkan mungkin mengatakan Anda akan melakukannya secara gratis jika Anda bisa. Tetapi pada akhir hari, Anda perlu arus kas untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan.

Sebuah faktur adalah tagihan yang dikirim ke pelanggan untuk barang atau layanan yang Anda berikan. Ini menjelaskan apa yang dijual, berapa banyak pelanggan berutang dan kapan dan bagaimana pelanggan harus membayar. Perusahaan-perusahaan besar telah mendedikasikan akuntan untuk melakukan faktur mereka, tetapi sebagian besar pemilik usaha kecil harus melakukannya sendiri. Dan rata-rata usaha kecil menunggu lebih dari $ 5.000 dalam pembayaran yang jatuh tempo pada bulan tertentu, menurut survei Intuit terhadap 1.000 pemilik usaha kecil Amerika.

Investmentmatome berbicara dengan para akuntan dan para profesional faktur tentang bagaimana wirausahawan dapat mempersiapkan faktur lebih efisien dan dibayar lebih cepat.

1. Mengotomatiskan proses

Jika Anda belum melakukannya, siapkan perangkat lunak untuk mengotomatiskan faktur Anda. Kebanyakan platform akuntansi seperti QuickBooks, Xero, FreshBooks, dan Wave Accounting termasuk kemampuan faktur, atau Anda dapat mendaftar untuk layanan hanya-faktur seperti Bill.com, Hiveage, dan Billbooks.

"Sudah waktunya untuk bermigrasi dari Excel dan PDF ke aplikasi cloud invoicing," kata Chief Executive Officer Billbook Sagar Kogekar dalam email ke Investmentmatome. "Ada banyak sekali perangkat lunak di luar sana, dan Anda akan menghemat waktu dan uang jika Anda memilih salah satunya."

Sekitar 70% dari usaha kecil menggunakan perangkat lunak faktur, menurut survei tahun 2015 terhadap lebih dari 200 pemimpin bisnis kecil oleh Concur, sebuah perusahaan Bellevue, Washington, yang menyediakan layanan faktur otomatis dan produk manajemen biaya kepada perusahaan.

Menggunakan perangkat lunak faktur mengurangi kesalahan dan menghemat uang. Bisnis yang mengotomatiskan proses penagihan mereka mengurangi biaya faktur sebesar 40% hingga 70%, menurut laporan 2012 oleh Ardent Partners, sebuah perusahaan Boston yang meneliti manajemen pasokan. Otomasi juga membuat faktur lebih cepat, membebaskan waktu bagi pengusaha untuk fokus dalam menjalankan bisnis mereka.

“Mereka dapat menghabiskan waktu mereka yang berharga memakai topi CFO mereka bukan topi entri data manual mereka,” kata Direktur Manajemen Produk Concen Jessica Staley kepada Investmentmatome.

2. Kirim kutipan tertulis

Jika memungkinkan, kelola harapan pelanggan Anda dengan mengirimkan penawaran harga tertulis sebelum Anda mengirimkan produk atau layanan yang Anda tawarkan. Kutipan harus mencakup perkiraan biaya pekerjaan dan bagaimana Anda menerima pembayaran, apakah dengan uang tunai, kartu kredit, cek atau online. Pastikan pelanggan menerima persyaratan Anda secara tertulis sebelum Anda menerima pesanan.

“Saya adalah penggemar besar dalam mendokumentasikan segalanya,” kata Sara Rosenfeld, manajer pemasaran produk di Wave Accounting.

3. Tentukan jangka waktu pembayaran yang singkat

Ketika Anda mengirim pelanggan faktur, tentukan jangka waktu untuk pembayaran. Standar biasanya 30 hari atau kurang, tetapi Anda dapat memilih berapa lama waktu.

Debitur rata-rata membayar dua minggu terlambat, menurut analisis Xero lebih dari 12 juta faktur. Pakar di Xero menyarankan pengaturan syarat pembayaran pada 13 hari atau kurang jika Anda ingin dibayar secara realistis dalam 30 hari. Faktur daring membuat pembayaran lebih cepat lebih mudah bagi pelanggan, kata Amy Vetter, kepala akuntan Xero, AS.

“Orang-orang terbiasa membayar untuk hal-hal online dan tidak perlu menunggu untuk memotong cek pada hari Jumat,” kata Vetter Investmentmatome. “Jauh lebih dapat diterima untuk mengatur jangka waktu pembayaran [pendek] tersebut dengan pelanggan.”

4. Buat sistem penomoran

Penomoran faktur Anda akan membantu Anda melacak pembayaran masuk untuk keperluan pajak. Anda dapat menggunakan huruf, angka, atau kombinasi keduanya untuk menandai setiap faktur. Pilih sistem yang sesuai untuk Anda, tetapi pakar faktur menyarankan untuk tidak menggunakan "001" untuk faktur pertama Anda. Dimulai dengan jumlah yang lebih tinggi akan membantu pelanggan Anda melihat Anda sebagai pakar yang mapan, bahkan jika Anda adalah bisnis baru.

“Mulai dengan 0053, hanya untuk tampil sebagai sedikit lebih profesional,” kata Faraz Shafaghi, direktur pemasaran produk dan keterlibatan pelanggan di FreshBooks.

5. Gunakan bahasa yang sopan

Meskipun mungkin tampak sedikit, menggunakan ungkapan seperti "tolong bayar dengan (tanggal)" dan "terima kasih atas bisnis Anda" pada faktur akan meningkatkan peluang Anda untuk dibayar, kata Shafaghi. Anda juga dapat mengirim ucapan terima kasih atau email kepada pelanggan yang membayar tepat waktu atau lebih awal.

“Ingatkan pelanggan Anda tentang produk dan layanan lain yang Anda tawarkan dan bahwa Anda ingin melayani mereka lagi,” kata Mike Savory, manajer manajemen produk untuk Sage North America, sebuah perusahaan perangkat lunak akuntansi.

6. Kirim faktur dengan segera

Setelah Anda menyelesaikan layanan atau mengirim barang ke pelanggan, kirim faktur segera. Ini akan membantu Anda tetap berada di puncak pikiran pelanggan dan menetapkan preseden untuk ketepatan waktu.

Jika memungkinkan, izinkan pelanggan membayar di tempat dengan sistem pembayaran seluler seperti Apple Pay atau Square. Beberapa sistem faktur, termasuk Wave, Flint Mobile dan QuickBooks, juga memungkinkan pemilik bisnis menerima pembayaran seluler.

7. Tindak lanjut

Jika Anda tidak segera dibayar, kirim pengingat ke pelanggan Anda tentang tenggat pembayaran. Sebaiknya kirim pengingat seminggu sebelum pembayaran jatuh tempo, hari jatuh tempo dan setiap minggu setelah terlambat, kata Rosenfeld, dari Wave Accounting.Untuk item dengan tiket besar, seperti pesanan $ 5.000, Anda dapat mengirim pengingat yang lebih sering.

Jika Anda khawatir tentang tampil sebagai terlalu memaksa dengan terlalu banyak email tindak lanjut, Rosenfeld menyarankan untuk menggunakan perangkat lunak faktur Anda untuk mengatur pemberitahuan pembayaran otomatis kepada klien.

"Jangan khawatir bahwa mengirim pengingat atau menindaklanjuti faktur yang belum dibayar akan dianggap tidak sopan atau melanggar hubungan yang telah Anda bentuk dengan pelanggan," kata Savory, dari Sage Amerika Utara. "Anda menjalankan bisnis, dan kebutuhan untuk pembayaran yang cepat dan lengkap harus menjadi kejutan bagi siapa pun."

Untuk bantuan lebih lanjut dengan memulai dan menjalankan bisnis kecil, kunjungi Situs Panduan Usaha Kecil kami.

Teddy Nykiel adalah staf penulis yang membidangi keuangan pribadi untuk Investmentmatome. Ikuti dia di Twitter @teddynykiel dan terus Google+.

Gambar melalui iStock