Manajemen Risiko untuk Lembaga Nonprofit: 10 Cara untuk Mengurangi Penipuan

Lembaga nonprofit mungkin memiliki hati mereka di tempat yang tepat, tetapi, seperti organisasi apa pun yang melakukan transaksi moneter, risiko penipuan selalu ada. Kelly dan Owns, LLC memperkirakan $ 84 miliar dalam penipuan domestik pada tahun 2008, penyebab yang paling sering dikutip adalah kurangnya kontrol internal. Dari gereja hingga badan amal, organisasi nirlaba harus mengambil tindakan pencegahan yang tepat untuk melindungi diri mereka sendiri dari individu yang korup dan manajemen yang buruk. Kami telah menguraikan 10 teknik untuk mengurangi risiko aktivitas penipuan di antara lembaga nonprofit. Meskipun artikel ini memberikan pengenalan yang kuat terhadap mitigasi penipuan, kami mendorong Anda untuk menginvestasikan banyak waktu dalam meneliti aspek penting dari sektor nonprofit ini.

1. Memimpin dengan memberi contoh

Salah satu teknik yang paling sederhana yang dapat digunakan oleh manajemen adalah memperjelas prinsip-prinsip etika organisasi. Ini dapat dilakukan dengan dua cara: langsung dan tidak langsung. Langsung mengatasi masalah dengan memasukkan mitigasi penipuan ke dalam pelatihan karyawan. Jelaskan bahwa perilaku seperti itu akan dipantau secara ketat, para pelaku dituntut secara penuh hukum. Secara tidak langsung memperkuat pesan ini melalui contoh manajerial. Para pemimpin organisasi harus secara konsisten menunjukkan kejujuran dan kewaspadaan dalam mendeteksi dan mendisiplinkan perilaku yang tidak dapat diterima. Jangan ubah organisasi Anda menjadi rezim yang paranoid dan menuduh, tetapi biarkan karyawan dan relawan mengetahui, dengan tegas dan ramah, mereka sedang diawasi.

2. Bagilah dan taklukkan

Ada keamanan dalam jumlah. Meskipun pepatah ini biasanya menunjukkan perlindungan terhadap kekuatan luar yang bermusuhan, itu sama berlaku dalam mendeteksi ancaman dari dalam. Ini adalah panduan umum yang penting untuk diingat ketika Anda menyiapkan pemeriksaan di setiap tingkat organisasi. Bagilah tugas sedemikian rupa uang harus ditangani dan dipantau oleh beberapa individu. Satu orang yang bertindak sendiri lebih kecil kemungkinannya untuk mencoba penipuan ketika orang lain terlibat dalam transaksi. Misalnya, setelah acara penggalangan dana, itu akan menjadi praktik yang buruk untuk menetapkan satu orang untuk menghitung, merekam dan menyetorkan sumbangan uang tunai.

3. Perkuat rekening bank Anda

Uang di bank mungkin tidak selaku sebagaimana mestinya. Sangat membatasi akses ke dana dengan mengambil beberapa tindakan pencegahan sederhana. Pertama, jangan gunakan kartu debit. Perlindungan debit terbatas dan uang yang hilang sulit untuk dikembalikan. Dan kedua, atur akun Anda untuk melarang penarikan uang tunai. Uang tunai adalah zat yang licin. Penarikan harus datang dalam bentuk cek yang dibuat untuk pemegang buku. Ini menambah langkah tambahan, membuat penarikan lebih mudah untuk dilacak dan dikendalikan.

4. Akuntansi yang teliti

Setiap organisasi membutuhkan sistem akuntansi yang didokumentasikan dengan cermat dan teliti. Ini mungkin cara termudah untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan. Menyiapkan sistem yang efektif berarti merekam semuanya. Standarisasi sarana menulis setiap transaksi moneter, tidak peduli seberapa kecil. Rekam siapa yang melakukan apa dan kapan. Dalam contoh sumbangan penggalangan dana, pantau siapa yang mengumpulkan uang, siapa yang menghitung uang, siapa kembali menghitung uang, yang menyetor uang dan sebagainya. Atur jejak kertas yang jelas mudah untuk mengikuti kembali ke sumbernya. Tergantung pada skala operasi Anda, mungkin bukan ide yang buruk untuk mempekerjakan seorang ahli akuntansi nirlaba.

5. Menggunakan kartu kredit

Organisasi Anda kemungkinan akan mendapat manfaat dari penggunaan kartu kredit bisnis. Uang tunai dan cek tidak selalu praktis, dan, seperti yang kami sebutkan sebelumnya, kartu debit bukanlah ide yang bagus. Kredit memiliki perlindungan yang lebih baik dan tidak akan menghabiskan dana Anda jika terjadi penipuan. Kunci dalam menggunakan kartu kredit adalah menyimpan tanda terima. Untuk setiap pembelian, pastikan untuk mendapatkan, mendokumentasikan, dan mengajukan kwitansi. Pada akhir setiap periode penagihan, periksa tanda terima ganda dan pastikan total biaya menambahkan hingga jumlah pada pernyataan Anda.

6. Pemutaran karyawan

Merakit tim yang dapat dipercaya sudah jelas. Ini akan melibatkan pemeriksaan latar belakang terhadap calon karyawan. Cari tahu sebelumnya apakah pelamar memiliki riwayat pelanggaran. Melakukannya dapat menghemat dunia masalah. Juga, minta referensi dan benar-benar menghubungi mereka. Jika beberapa sumber tepercaya dapat menjamin pemohon, itu adalah awal yang baik. Gunakan waktu wawancara untuk mengatasi masalah penipuan. Anda bisa mendapatkan pembacaan karakter pemohon melalui percakapan sederhana. Jalani dia melalui berbagai skenario hipotetis yang berkaitan dengan penipuan. Ini akan memberi tahu Anda tentang proses pemikiran pemohon bersama dengan mengirim pesan bahwa organisasi Anda menangani masalah tersebut dengan serius.

7. Tetapkan anggaran

Anda tidak bisa mendapatkan lebih banyak dasar dari ini. Tetapkan anggaran dan ikuti. Ini adalah cara mengetahui kemana uang Anda akan pergi sebelum benar-benar pergi ke sana. Dengan menciptakan harapan, Anda dapat melihat ke mana uang Anda harus pergi dan membandingkannya dengan realitas situasi. Penganggaran akan membantu mencegah pengeluaran berlebihan. Anda akan tahu berapa banyak uang yang harus dikhususkan untuk masing-masing kategori dan dapat mengenali lebih baik ketidaksesuaian. Sepertinya Anda perlu menyesuaikan anggaran seiring waktu yang dihabiskan. Tidak apa-apa. Tetapi terlepas dari prediktabilitas aset masa depan, selalu lanjutkan dengan anggaran berdasarkan perkiraan terbaik Anda.

8. Audit

Audit kejutan berkala akan membantu memverifikasi keuangan organisasi. Meskipun tidak dilakukan hanya untuk mendeteksi penipuan, audit sangat penting dalam meninjau aliran uang.Tidak semua organisasi akan mampu melakukan audit. Jika ini kasusnya, gunakan alternatif pihak luar untuk meninjau informasi akuntansi dan riwayat transaksi. Pihak luar dapat bertindak sebagai mata kedua yang sangat dibutuhkan dan membantu mendeteksi kelalaian. Selain benar-benar mendeteksi kecurangan, ulasan tersebut digandakan sebagai tindakan pencegahan, memberi tahu karyawan bahwa organisasi secara aktif memperhatikan kesalahan.

9. Tanda tangan pada cek

Membutuhkan dua tanda tangan pada cek yang ditulis dalam nama organisasi akan memastikan setidaknya dua orang telah meninjau dan menyetujui transaksi. Sekali lagi, ini kembali ke pembagian kerja dan meningkatkan jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi. Jika seseorang diizinkan untuk menulis cek tanpa pengawasan, pintu untuk penipuan terbuka lebar. Pemeriksaan kosong juga harus dihindari sebisa mungkin.

10. Uang tunai kecil

Mengurangi penipuan terjadi di setiap tingkat keuangan nonprofit. Sebagian besar organisasi mempertahankan pasokan kas kecil untuk transaksi kecil yang sering tidak dapat diprediksi. Jangan membuat kesalahan dengan kehilangan jejak bagaimana kas kecil dihabiskan. Ya, ini biasanya ditujukan untuk bermacam-macam, tetapi, karena datang dalam bentuk uang dolar, kas kecil mudah disalahgunakan. Pegang tanda terima dan simpan catatan pengeluaran yang ketat. Kontrol yang cermat terhadap transaksi kecil akan mencegah penipuan pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih merugikan.