Pemilik Bisnis Kecil, Mulai Lacak Metrik Keuangan Anda

Menentukan dua bilangan yang selisihnya diketahui

Daftar Isi:

Awal yang sederhana titik
Mengapa mengelola dengan metrik?
Lacak hal-hal yang akan memungkinkan Anda mengambil tindakan
Bagaimana mudah melacak metrik keuangan utama Anda:
Sumber daya lain yang mungkin berguna bagi Anda antara lain:
Metrik apa yang Anda lacak?

Isi artikel ini didasarkan pada wawancara yang dilakukan pada Oktober 2014 dengan Sabrina Parsons, CEO dari Palo Alto Software.

Bagi banyak pemilik usaha kecil-terutama mereka yang telah berubah gairah atau hobi menjadi metrik dan angka pelacakan bisnis adalah sebuah tugas.

Jika Anda bukan seorang akuntan dan Anda tidak memiliki latar belakang dalam bisnis, atau afinitas alami untuk angka, Anda mungkin menemukan diri Anda "melakukan bisnis "on the fly, dan mungkin mengabaikan mereka" angka mengerikan "sampai tiba saatnya untuk mengajukan pajak.

Meskipun ini mungkin merupakan pendekatan terbaik untuk membuat Anda siap dan berlari cepat, itu juga merupakan pendekatan yang, dalam jangka panjang- istilah, dapat merugikan pertumbuhan dan bahkan kelangsungan hidup bisnis Anda .

Menurut sebuah studi oleh Asosiasi Usaha Kecil, 28% bisnis gagal karena masalah dengan struktur keuangan perusahaan, termasuk menyimpan catatan akuntansi yang buruk.

Jika Anda tidak mengikuti up-to-da te catatan dari uang yang mengalir masuk dan keluar dari bisnis Anda, Anda bisa berada dalam masalah.

Gambaran yang jelas tentang bagaimana bisnis Anda lakukan dan apa yang harus Anda lacak setiap hari tidak hanya akan membantu Anda tidur lebih baik di malam hari, tetapi akan membantu Anda mengambil pendekatan proaktif daripada reaktif untuk mengelola bisnis Anda, pada akhirnya berarti Anda memiliki lebih banyak waktu untuk memecahkan masalah sebelum ada yang salah, dan tentu saja, lebih banyak waktu untuk merencanakan kesuksesan.

Awal yang sederhana titik

Metrik keuangan paling sederhana adalah yang paling penting untuk dilacak.

Sabrina Parsons, CEO dari Palo Alto Software, merekomendasikan bahwa sebelum hal lain, Anda harus merasa nyaman dengan metrik keuangan utama Anda. Ini akan mencakup hal-hal seperti metrik arus kas dan berbagai metrik laporan keuangan.

Beberapa pertanyaan yang mungkin biasa Anda tanyakan:

Berapa banyak uang yang Anda hasilkan dalam sehari? Seminggu? Sebulan?
Apakah ada hari-hari dalam seminggu yang Anda hasilkan lebih banyak?
Dapatkah Anda mengetahui titik impas Anda sehingga Anda dapat memberi diri Anda target pendapatan harian?

Idenya di sini akhirnya menjadi begitu akrab dengan angka-angka, hari demi hari atau minggu ke minggu, Anda dapat mengatakan “Oh, saya harus menghasilkan $ 1.000 lebih banyak minggu ini. Apa yang dapat saya? Apakah ada saya bisa mendapatkan pelanggan untuk membayar faktur mereka lebih cepat? "

Mengapa mengelola dengan metrik?

Alasan kami, di Palo Alto Software, menempatkan begitu banyak penekanan pada pelacakan nomor bisnis, adalah bahwa itu membuat proses pengambilan keputusan yang jauh lebih mudah. 

Data ini akan membantu Anda mengetahui hal-hal seperti berapa banyak pendapatan yang perlu Anda hasilkan per hari, kapan harus menahan penjualan Anda, dan apakah Anda perlu menerapkan biaya keterlambatan untuk pelanggan yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk membayar faktur.

Paling tidak, setiap pemilik bisnis harus memiliki pegangan yang baik pada metrik keuangan inti mereka, termasuk arus kas, titik impas, dan uang tunai, serta metrik dasar lainnya seperti hari untuk mendapatkan bayaran, pengeluaran, dan sebagainya.

Ini adalah beberapa metrik keuangan yang Anda mungkin ingin mulai membiasakan diri dengan:

Pengambilan layar dari sebagian Dasbor-dasbor manajemen bisnis yang termasuk dalam LivePlan.

Namun, Sabrina memperingatkan bisnis bahwa gagasan itu tidak untuk melacak semuanya:

" Anda tidak ingin kelumpuhan analisis atau pergi metrik gila. Anda harus ingat bahwa Anda tidak dapat mengelola ratusan metrik yang berbeda. Jadi, Anda perlu mengawasi yang paling penting - keuangan - dan setelah Anda menjadi lebih canggih, pindah ke metrik tambahan seperti metrik pemasaran email: rasio klik tayang, tarif terbuka, berhenti berlangganan, dan sebagainya.

Lalu Anda dapat beralih ke hal-hal yang membantu Anda memahami apa yang dilakukan pelanggan Anda: metrik yang mengulang dan pelanggan baru, metrik yang mengelilingi berapa biaya Anda untuk mendapatkan pelanggan atau melayani pelanggan saat ini, metrik di sekitar data keranjang belanja Anda. "

Hanya mulai bergerak melampaui KPI keuangan (Indikator Kinerja Utama) ketika Anda merasa nyaman.

Sabrina menyarankan pelacakan dan penanganan metrik keuangan ini selama tiga hingga enam bulan sebelum menambahkan yang lain. Dan, ketika Anda menambahkan metrik tambahan, berhati-hatilah memilih hanya beberapa pada satu waktu. Mulailah dengan mereka yang dapat membawa nilai paling besar untuk bisnis.

Lacak hal-hal yang akan memungkinkan Anda mengambil tindakan

Sebagian alasan mengapa banyak pemilik bisnis tidak melacak metrik mereka, adalah bahwa mereka tidak Aku mengerti bagaimana angka-angka ini akan membantu mereka.

Inilah sebabnya mengapa kami merekomendasikan memulai dengan metrik keuangan dasar. Ini akan membantu Anda memahami cara mengambil tindakan berdasarkan apa yang diberitahukan nomor kepada Anda.

Misalnya, jika Anda mengirim faktur, dapat melihat hari-hari nyata untuk menerima pembayaran, kemudian membandingkannya dengan tolok ukur industri, harus memberi Anda gambaran apakah Anda berada di jalur. Dan, jika tidak, Anda juga dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini. Mungkin Anda dapat mulai menelepon dan meminta klien melakukan pembayaran, atau Anda dapat menerapkan biaya keterlambatan pembayaran.

Cukup banyak orang dapat mengambil tindakan pada metrik seperti arus kas atau titik impas.

Jika Anda tidak memahami sesuatu yang sederhana seperti arus kas, Anda bisa berada di dunia yang terluka.

Sabrina berkata, "60 persen dari usaha kecil yang gagal sebenarnya menguntungkan. Mereka kehabisan uang. Mereka tidak bisa membayar tagihan mereka. Dan secara anekdot, sembilan dari 10, ketika sebuah bisnis menutup pintu, mereka kehabisan uang tunai. Jika mereka punya uang tunai, mereka bisa mengubah sesuatu. ”

Bisnis jasa memiliki masalah ini karena mereka tidak segera mengambil uang tunai. Sebaliknya, mereka mengeluarkan faktur dan menunggu pembayaran. Memahami bagaimana penundaan ini mempengaruhi Anda adalah kunci. Jika tidak, itu bisa membuat Anda keluar dari bisnis, terutama jika Anda harus membayar pekerja dan don ' t memiliki uang tunai di tangan.

Mengawasi metrik arus kas (hutang dagang) akan memberi Anda nomor yang dapat Anda pahami dan kemudian membandingkan dengan bisnis lain dalam industri Anda untuk melihat di mana Anda berdiri.

Bagaimana mudah melacak metrik keuangan utama Anda:

1. Gunakan solusi akuntansi

Jika Anda belum menggunakan solusi akuntansi, ini adalah tempat yang baik untuk memulai, jika hanya untuk memastikan Anda berada di atas data yang Anda perlukan untuk mengajukan pajak.

Terlalu banyak orang yang tidak melacak jumlah mereka atau mengandalkan Word atau Excel untuk melakukannya, yang berarti bahwa setiap kali mereka ingin melihat apa yang terjadi dalam bisnis mereka, mereka harus menjalankan laporan manual atau menghabiskan waktu membuat grafik atau bagan baru.

Di sinilah solusi akuntansi membuat semuanya menjadi lebih mudah. Dan tentu saja jika ada sesuatu yang lebih mudah, Anda jauh lebih mungkin untuk tetap di atasnya.

Jika Anda adalah bisnis jasa dan hanya klien faktur, Anda dapat mencoba sesuatu seperti Freshbooks. Jika tidak, jika Anda mengoperasikan bisnis yang lebih rumit, Xero atau Quickbooks Online adalah tempat yang baik untuk memulai.

2. Gunakan dasbor manajemen bisnis

Setelah Anda terbiasa melacak nomor keuangan utama bisnis Anda (atau bahkan membuat Anda terbiasa melakukannya), Anda dapat melanjutkan menggunakan alat seperti LivePlan-yang akan membuat pelacakan keuangan itu menjadi lebih mudah!

Perbedaan utama antara perangkat lunak akuntansi dan LivePlan adalah bahwa yang terakhir memberi Anda tinjauan luas dan langsung tentang bagaimana hal tersebut terjadi.

Dalam solusi akuntansi, setiap laporan harus dijalankan secara terpisah dan hanya dapat membandingkan antara dua periode. Misalnya, Juli-September versus data yang diperkirakan, atau Juli-September versus tahun sebelumnya.

Dan, dalam perangkat lunak akuntansi, Anda sering hanya membandingkan "angka-angka" atau data tabulasi. Jika Anda menginginkan grafik, Anda harus mengekspornya ke excel.

Sebagai perbandingan, LivePlan memiliki dasbor yang secara instan menampilkan 14 laporan dan itu juga memungkinkan Anda untuk menelusuri angka apa pun dan menampilkan laporan yang dapat membandingkan beberapa periode waktu. Misalnya, penghasilan saat ini dibandingkan dengan penghasilan tahun lalu dibandingkan dengan penghasilan yang diperkirakan-semua dalam satu tabel.

Sebuah tangkapan layar dari penurunan pendapatan seperti yang terlihat di Dasbor LivePlan.

Lebih dari itu, laporan ini dapat diubah menjadi visual, jadi, jika Anda bukan "orang nomor", atau jika Anda ingin melihat visual dari tren bisnis, Anda dapat meninjau laporan sebagai grafik atau sebagai bagan.

Sabrina Parsons: "Banyak orang takut angka, jadi visual ini penting."

Selain hanya membiarkan Anda membandingkan antara beberapa periode, bagian dari masalah dengan hanya menggunakan perangkat lunak akuntansi adalah Anda harus tahu apa yang penting.

Dengan perangkat lunak seperti LivePlan, Anda tidak harus memilih metrik tertentu. Ini secara otomatis menampilkan semua nomor yang perlu Anda lihat di dashboard Anda sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran singkat tentang bagaimana bisnis Anda lakukan. Jika Anda ingin membahas lebih detail, Anda dapat mengklik salah satu grafik. Dan, untuk lebih detail, jika Anda sudah menghubungkan LivePlan ke perangkat lunak akuntansi Anda, Anda bisa masuk ke itu untuk menemukan persis angka yang menunjukkan mengapa pendapatan naik atau turun.

Intinya di sini bukan untuk menjual Anda pada apa pun, tetapi untuk membuat Anda melihat bahwa jika Anda melacak metrik keuangan utama Anda semudah mungkin, Anda akan dapat membuat keputusan yang cepat dan terinformasi, dan mengambil pendekatan proaktif untuk mengelola bisnis Anda.

Pesan takeaway Sabrina untuk semua pemilik bisnis: “Semakin banyak Anda melacak, semakin banyak Anda melacak. Semakin Anda melihat data dan menyadari betapa berharganya ketika tiba saatnya untuk membuat keputusan, semakin mudah untuk benar-benar membuat keputusan. Memulai adalah bagian yang sulit. ”